Как перейти с одной МИС на другую, зачем и когда это нужно, пошаговый план переезда

Вас не устраивает медицинская информационная система? Значит, пора задуматься о переезде на более подходящую. В новой статье расскажем о том, когда нужно переходить на другую МИС, как подготовиться к внедрению новой программы и избежать распространенных ошибок.

Как понять, что пора менять медицинскую информационную систему

Причин может быть несколько.

Не хватает функционала

Большинство современных программ автоматизации клиники — модульные. Это значит, что пользователь выбирает несколько функций для работы, которые нужны именно ему, оплачивает их и работает. Потом, по ходу дела, подключает дополнительные программные модули. 

К примеру, на старте вы подключили модули «Регистратура», «Врач» и онлайн-кассу. Потом поняли, что этого недостаточно и захотели дополнительный функционал: выгрузку данных в государственные сервисы, обмен информацией с внешними лабораториями и так далее. 

Хватились — а в вашей МИС таких инструментов нет. Это явный признак того, что программу надо срочно менять.

МИС не масштабируется

Вы открывались как небольшая частная клиника, а потом выросли до сети медицинских центров со стационарами, диагностическими лабораториями и так далее. Нужен инструментарий для управления филиалами, коечным фондом и структурными подразделениями. Если в вашей МИС его нет, пора переезжать на новую. 

Сотрудникам неудобно работать в программе

Если персонал постоянно жалуется на неудобный интерфейс, трудности в работе, обучение программе проходило долго и мучительно — такой программой лучше не пользоваться. С МИС сотрудникам должно работаться проще, чем без нее.

С МИС сотрудникам должно работаться проще, чем без нее

Программа зависает, глючит или тормозит

Ну тут все понятно: продукт должен работать стабильно и без сбоев. Если это не так, пора задуматься о ее замене.

Плохо работает техподдержка

Ваши проблемы решаются неделями, до службы саппорта не дозвониться, а менеджер техподдержки говорит в трубку что-то невразумительное? Так дело не пойдет. Техподдержка должна работать быстро и оперативно, иначе какой от нее толк. 

Пока программа висит, вы теряете прибыль.

Нет доработок под специфику работы клиники

Очень распространенная история, когда клинике нужны персонализированные решения: свои формы бланков, отдельные инструменты, доработки интерфейса. Когда это невозможно, нужно искать другую программу.

МИС не соответствует законодательству РФ

Таких случаев много:

• Передача данных ведется по незащищенным протоколам (нарушение Постановления Правительства № 977 от 28 ноября 2011 года) 

• Доступ к информации есть у третьих лиц (часто бывает при использовании облачных программ, когда данные хранятся на арендованном сервере) и так далее. Это нарушение ФЗ № 152 «О персональных данных») и ФЗ № 323 «Об основах охраны здоровья граждан Российской Федерации».

• Другие случаи.

Понятно, что нарушение законов карается большими штрафами и такой программой пользоваться нельзя.

МИС должна соответствовать закону о персональных данных

МИС слишком дорогая

Если затраты на программу не вписываются в бюджет клиники или ее использование элементарно не окупается, смысла в такой МИС мало. Обычно такое бывает, когда вам навязывают дополнительные платные функции, которыми вы не пользуетесь. Или программа не модульная, а покупается целиком, без возможности выбрать нужный функционал.

А еще бывает, что программа просто переоценена: на рынке ее стоимость завышена. Взять ту же 1С Медицина: стоит дорого, а функционал абсолютно стандартный. На рынке медицинского софта много отличных альтернатив.

Не подходит тарифный план

В нашей практике был такой случай: клиент внедрил медицинскую программу с тарифом на 200 пациентов в месяц. В реальности через клинику проходило около 300 человек, то есть тарифного плана не хватало и программа просто отключалась на 201-м пациенте. Следующий тариф был рассчитан на 400 человек, но в этом случае пришлось бы переплачивать. Мы написали кейс, как главврач принял решение сменить МИС и внедрить программу ArchiMed+, где тарификация более гибкая и удобная.  

О прибыли говорит сам герой кейса: "Например, в нашем случае абонентская плата составляет 26 тысяч в год. Значит, за четыре года выйдет 104 тысячи. За ArchiMed+ я заплатил в районе 55 тысяч. Это значит, что через два года программа окупится, а через 4 года экономия составит около 50 процентов и дальше будет увеличиваться".

А вообще все, написанное выше, можно свести к одному: менять программу приходится тогда, когда она изначально была выбрана неправильно. О том, как выбрать МИС, подходящую вашей клинике, мы писали в этой статье.

Как внедрить новую МИС: пошаговый план

Итак, вы приняли решение переехать на другую программу. С чего начать? Как сделать переход максимально быстрым и безболезненным для себя и сотрудников? Можно ли сделать это, не останавливая работу клиники?

Очень даже можно, если придерживаться нашей инструкции.

Выбираем новую программу

Сперва определяемся с набором критериев, которым должен соответствовать новый продукт. 

Советуем ориентироваться на этот перечень:

• Сочетание функционала и стоимости.

• Количество рабочих мест сотрудников.

• Адекватная работа техподдержки. Например, саппорт МИС ArchiMed+ доступен для связи в режиме 24/7, 365 дней в году.  

• Время внедрения. Хорошими считаются сроки от 2 недель до месяца. 

• Помощь в переезде. В идеале у разработчиков программы должен быть отточен процесс перехода с одной МИС на другую. 

• Масштабируемость.

• Простой и удобный интерфейс.

• Обучение сотрудников.

• Интеграции со сторонними сервисами: государственными системами, внешними лабораториями и другими клиниками.

• Исполнение — облако или коробка. Большинство МИС — коробочные, так как они обеспечивают соблюдение законодательства в разрезе защиты персональных данных, хранения информации и так далее.

• Наличие положительных отзывов о программе в сети.

• Возможность доработок под специфику работы клиники.

• Интеграция с сайтом клиники.

Набор функций МИС ArchiMed+. И это не полный перечень!

Связываемся с разработчиками 

Еще раз отметим, что разработчик должен иметь четко отработанную процедуру переезда без остановки работы клиники. 

С разработчиком заключается договор с указанием сроков переезда, его этапов, назначением ответственного сотрудника и так далее.

Тестируем пробную версию программы

Сразу оговоримся: далеко не все разработчики дают попользоваться программой бесплатно. Одни вообще это не практикуют, другие дают доступ и разрешают немного поработать под присмотром сотрудника разработчика. То есть это больше вопрос везения.

Компания ArchiMed+ предоставляет демо-версию нашей МИС. После того как вы оставите заявку, мы проведем презентацию, где эксперт вместе с вами разберет специфику и бизнес-процессы вашей клиники. Это позволит в дальнейшем более эффективно работать с демо-версией.

На этапе тестирования демо версии нужно понять, подходит ли нам программа, какие нужны модули, какие могут понадобиться доработки и так далее.

Переносим базы данных

Самый ответственный этап. Речь идет о базах пациентов, данных сотрудников, медицинских карт и любой сохраненной в старой МИС информации. 

Обычно данные выгружаются из старой МИС в виде Excel-файла, после чего вносятся в новую программу. Будет лучше, если разработчик возьмет эту задачу на себя.

Вносим изменения в программу под специфику работы клиники

Мы уже писали об этом выше. Если вам нужны персональные доработки, составьте подробное ТЗ и отдайте его разработчиками продукта. Персонализированные решения занимают время, поэтому придется подождать, пока их внедрят. Если доработки серьезные, возможно это будет чуть позже, когда вы уже будете работать в программе.

Обучаем персонал

Обучение лучше проводить централизованно, с отрывом от основной работы. Делать это урывками и между делом не очень продуктивно. Обычно внедрением программы и получением персонала занимаются представители разработчика.

Обычно внедрением программы и получением персонала занимаются представители разработчика

Начинаем работу

Переход обычно происходит одним днем: вчера работали старой МИС, а сегодня — в новой. Обучение, перенос баз и внедрение софта должно проходить, пока клиника работает в старой программе. Возможен небольшой переходный период, когда клиника работает в двух программах одновременно. Он должен быть максимально коротким, чтобы не увеличивать нагрузку на сотрудников.

Даем обратную связь разработчику

На первых порах у вас наверняка возникнет ряд вопросов по работе новой программы: кто-то что-то не понимает, не знает, не получается и так далее. В этом случае есть смысл обратиться к разработчикам за разъяснениями. 

Как выглядит переезд на МИС ArchiMed+

Если вы решили мигрировать на МИС ArchiMed+, то вам не придется делать почти ничего из вышеперечисленного. На все время внедрения за вами закрепляется специалист, который делает все от и до: выгружает данные и переносит их в программу, обучает персонал, устанавливает программу на компьютеры клиники и все остальное.

По всем вопросам работы МИС ArchiMed+ и переезда на нашу программу вы можете задать нашим менеджерам по телефону 8 800 301 03 73 или оставив заявку на нашем сайте.