Забыли, потеряли, перепутали: как медицинская информационная система решает проблему человеческого фактора

Медрегистратор Света стоит на ковре у главврача. За этот месяц на нее пожаловались трое пациентов. Одного она забыла предупредить, что врач заболел и не принимает: простуженному человеку пришлось зря ехать в клинику на другой конец города. У другого потеряла карту: засунула куда-то и не смогла найти. А в карте была вся история болезни и результаты анализов.

Света выглядит примерно так

Но самый большой скандал случился, когда Света перепутала пациентов. Неделю назад в клинику позвонила Смирнова Е.В. и попросила уточнить время приема. Света открыла свои записи и… нашла там однофамилицу – Смирнову Е.А., наблюдавшуюся у другого врача. Дальнейшее понятно. Первая Смирнова написала в соцсетях разгромный отзыв и подпортила репутацию клиники.

А ведь это еще цветочки. Иногда ошибки человеческого фактора приводят к смертям или огромным финансовым издержкам. В Омске, например, врачи перепутали пациентов Сергеев Сергеевичей Шульгина и Шульпина. Первый поступил в больницу с аппендицитом, второй с инсультом. Первого прооперировали, для второго не нашли места и отправили в другую клинику, где его приняли за бомжа и лечили соответствующе. В общем, бардак!  

И еще одна громкая история. Сотрудник одной британской клиники отправил информационную рассылку 781 пациенту. В строке «Кому» стояли все 781 имя и фамилии пациентов – так каждый получивший письмо смог узнать, кто еще болен ВИЧ. Клиника получила за слив информации огромный штраф – 180 000 фунтов стерлингов.

Конечно, ошибки бывают и преднамеренные – но в этой статье поговорим о других, о несознательных. Тех, которые допускает персонал любой клиники по разным причинам. Тех, что влекут за собой жалобы в вышестоящие инстанции, суды и огласку, отток пациентов и падение прибыли.

Кто виноват и что делать?

Наивно будет сказать, что виноваты только сотрудники – криворукие и беспамятные. Ответственность руководителя заключается в том, чтобы не нанимать на работу некомпетентных людей и сделать все, чтобы ошибки не повторялись.

Но человеческий фактор не искоренить, скажете вы. Персонал всегда будет косячить – все мы люди-человеки и допускаем ошибки. Не спорю, но можно свести проблемы человеческого фактора к минимуму. Во многом поможет в этом внедрение медицинской информационной системы.

Итак, давайте обозначим главные причины ошибок персонала и посмотрим, как медицинская информационная система поможет с ними справиться. 

1. Некомпетентный персонал

Врачи-недоучки, красотки-администраторши, думающие только о нарядах – зачем они вам нужны? Хороший специалист – на вес золота, многие пациенты записываются на прием не в конкретную клинику, а к конкретному врачу с отличной репутацией. Вы и сами знаете, что нужно привлекать таких и избавляться от некомпетентных. Но как?

Решение

С помощью МИС ArchiMed+ вы можете проверить эффективность каждого сотрудника. В отчетах системы видно, сколько услуг оказал каждый специалист, какие кабинеты больше загружены. Соответственно, вы узнаете, кто приносит вашей клинике больше прибыли, а кто так, штаны протирает.

Данные статистики по врачам

Таким же образом можно контролировать администраторов и регистраторов: программа отслеживает, сколько пациентов записал на прием каждый сотрудник.

1. Слишком загруженный персонал 

Вернемся к регистратору Свете. Света разрывается на части, чтобы все успеть. В ее обязанности входит обзвон пациентов и ответы на звонки, поиск амбулаторных карт, запись на прием, подбор свободного врача, расчет с пациентами и распечатка документов. Неудивительно, что Света путает Смирнову Е.В со Смирновой Е.А. – странно, что она еще помнит, как зовут ее саму. Ни о какой автоматизации Света и не слышала – все записывает по старинке, в табличку Excel. А иногда пишет на листочках, вон их сколько у компьютера лежит.

Врачи, которым Света приносит карты пациентов, большую часть рабочего времени тратят на писанину. Рутинная работа приводит к тому, что глаз замыливается, рецепты и назначения сливаются в одно – долго ли тут до ошибки. Как орфографической, так и фактической – а это куда страшнее

Решение

Программа для автоматизации медицины освобождает сотрудников от утомительной бумажной работы. У них остается больше времени на свои непосредственные обязанности. Например, если установить модуль «Регистратура», администратор уже никогда не потеряет карту пациента – она занесена в систему, нужно просто найти по поиску.

Архив карт пациентов в МИС

График работы врачей тоже формируется гибко и быстро.

Так составляется расписание работы врача

Также в программу можно загрузить форму печати любого документа – данные сами подтянутся, останется только распечатать. 

Модуль «Кабинет врача» разгружает ваших докторов. Там хранится электронная история болезни по каждому пациенту, куда прикрепляется вся информация о предыдущих приемах, результатах анализов и обследований, назначениях врача. 

Кроме того, в системе ArchiMed+ разработаны готовые шаблоны документов и протоколы осмотров. С помощью автоматической подстановки данных и готовых фраз врач быстро заполнит документ и выдаст пациенту красивый бланк. И больше никаких жалоб на неразборчивый почерк врача!

1. В клинике нет четких алгоритмов работы

Или есть, но на словах. И конечно, не всегда соблюдаются. Неудивительно, что сотрудники вечно все забывают и путают. Та же Света запросто забудет спросить у пациента номер телефона, и никто ей не подскажет. Особенно это актуально для новеньких сотрудников: пока они все запомнят, наделают кучу ошибок просто по незнанию. Значит, нужны единые стандарты, отклониться от которых невозможно.

Решение

МИС дает сотрудникам эти самые алгоритмы. Благодаря системе Света увидит четкую последовательность своих действий: например, при записи на прием сначала выбрать дату, врача, время, потом узнать данные пациента (ФИО, дата рождения, адрес, номер телефона, электронная почта и так далее). Программа просто не даст отклониться от этого алгоритма. 

Талон записи пациента

То же касается и работы врача. Пациенты больше не будут жаловаться, что врач даже не расспросил как следует, а сразу поставил диагноз. Так не получится: программа подскажет, какие шаги следует предпринять врачу, какие вопросы задать.

Все как на ладони – бери и спрашивай

Медицинская информационная система делает работу персонала проще и комфортнее, автоматизируя их работу. Это может стать вашим конкурентным преимуществом: многие квалифицированные специалисты захотят работать в клинике, где все работает как часы.   

1. У сотрудников нет мотивации

Зачем стараться, если в конце месяца все равно получишь фиксированную сумму – так думают многие сотрудники на окладе. Возможно, и ваши не исключение. Еще хуже, если начальство не ценит персонал, не премирует за хорошую работу, не входит в положение в разных жизненных ситуациях.

Решение

Не мне вас учить, как правильно мотивировать сотрудников. Скажу лишь, как может в этом помочь МИС ArchiMed+. Я уже рассказал, как благодаря программе руководитель может увидеть, как работает каждый сотрудник. В зависимости от этого вы можете премировать особенно успешных специалистов. В программе также есть возможность создавать правила начисления зарплаты, устанавливать процент, который врач получит от оказанных услуг.

Хотите так же? Приглашаем вас на онлайн-презентацию нашей программы – это бесплатно. Наш эксперт разберет бизнес-процессы вашей клиники и ответит на все вопросы!