Автоматизация клиники, стоматологии, медицинского центра: пошаговая инструкция и чек-лист

Азамат Габсалямов
Азамат Габсалямов
сооснователь Archimed+
... 11.10.2021
Автоматизация клиники, стоматологии, медицинского центра: пошаговая инструкция и чек-лист

Подготовили большую статью об автоматизации лечебно-профилактического учреждения любого масштаба и направления деятельности. Внутри — пошаговая инструкция, особенности, советы, лайфхаки и чек-лист для проверки того, готова ли ваша клиника к автоматизации. Поехали!

Что будем автоматизировать

Ошибка многих медучреждений в том, что владельцы думают, что достаточно внедрить в работу CRM-систему, чтобы контролировать сотрудников, получать отчеты и взаимодействовать с пациентами. На самом деле это только верхушка айсберга. К тому же универсальные (немедицинские) CRM не заточены под специфику отрасли и не имеют достаточного функционала.


Итак, вот что должно быть автоматизировано в любой современной и уважающей себя клинике:


  1. Рабочие места специалистов (медперсонал, администраторы, медрегистраторы, руководители).

  2. Взаимодействие между всеми вышеперечисленными сотрудниками (должно быть место, куда стекается, анализируется и обрабатывается вся информация, а сотрудники имеют к ней доступ в рамках отведенных прав).

  3. Выгрузка информации в федеральные сервисы и информационные системы (ЕГИСЗ, ЕГАИС, национальная система маркировки лекарств, ФСС и так далее).

  4. Обмен данными с внешними клиниками и лабораториями. Если не брать в расчет крупных игроков вроде сетевых медицинских центров федерального масштаба, клиники редко бывает самодостаточны. Они направляют пациентов в сторонние лаборатории, к специалистам других ЛПУ на рентген в госучреждения и так далее. Возникает некий объем данных, которыми надо обмениваться. Этот участок тоже необходимо автоматизировать, чтобы пациенты не ходили с кипой бумажек и снимков из клиники в клинику. 

  5. Запись на прием к врачу. Пациентам нужно дать возможность записаться к специалисту всеми удобными способами, от привычного звонка администратору до телеграм-бота. Ну или, хотя бы, стремиться к этому. Данные со всех каналов записи надо автоматизировать и завести в общую систему.

  6. Работа сайта клиники. Здесь в автоматической режиме должны появляться цены на услуги, расписание работы специалистов, информация о скидках, акциях и другая информация.

  7. Списание лекарств. Если сотрудники будут вычеркивать вручную каждую проданную пачку парацетамола в тетрадке, порядке не будет.


Для тех, кто сейчас рассмеялся и подумал, что прекрасно работает без всякой автоматизации вообще и от клиентов отбоя нет, скажем отдельно. Даже если сегодня дела идут прекрасно, это не значит, что так будет всегда. Завтра вполне может появиться конкурент, который, в отличие от вас, все автоматизирует и будет использовать это как конкурентное преимущество. Клиенты убегут к нему, так как он более эффективен и у него удобнее лечиться.


А мы переходим к пошаговой инструкции по автоматизации клиники. Расскажем подробно о вышеперечисленных пунктах (чуть ниже), а пока у нас нет даже оргтехники. Итак, шаг номер один.

Шаг первый: приобретаем оргтехнику

Если думаете, что компьютеры, интернеты и смартфоны есть у всех, спешим сообщить: в нашей практике достаточно случаев, когда компьютер с интернетом был только у главврача, а фельдшера ходили с кнопочными телефонами. Поэтому покупка оргтехники — вопрос отнюдь не праздный, это первое, с чего нужно начать автоматизацию клиники. Ведь нужно будет устанавливать различные программы и приложения и все это должно быстро и хорошо работать.


Вам понадобятся:


  • Компьютер или ноутбуки, корректно работащие с операционными системами Windows 7 (и выше) Mac OS X 10.8 (или выше) с браузером Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Internet Explorer 11, или Safari.

  • Принтеры. Администраторы печатают на них направления и медицинские карты, врачи - назначения и протоколы осмотров, назначения. Хорошей идеей будет поставить сканер Promobot: он умеет считывать информацию с документов пациента при сканировании и заносить ее медицинские документы. В МИС ArchiMed+ есть готовая интеграция с таким железом, так что заказывать внедрение не нужно.

  • Контрольно-кассовая техника. Понадобится для соблюдения законодательства в разрезе 54 ФЗ (о порядке применения ККТ) и обязательной маркировки лекарств.

  • Сканеры штрих и дата-матрикс кодов. Нужны при продаже лекарств, медицинских изделий и оборудования.

  • Регистратор выбытия медикаментов. Потребуется для передачи данных оператору национальной системы маркировки лекарств (ИС МДЛП «Честный знак»).

  • Опционально могут пригодиться роутеры и маршрутизаторы для создания локальной сети и выхода в интернет, планшеты и другое оборудование.


Промобот — оборудование и ПО для сканирования и распознавания документов


Второй шаг: выбираем МИС — медицинскую информационную систему

Медицинская информационная программа - основа основ автоматизации клиники. Именно здесь есть весь нужный инструментал.


Вот чек-лист выбора МИС:

На российском рынке медицинских информационных систем несколько десятков программ. Большой выбор — это хорошо, но есть риск запутаться в многообразии предложений. Каждому ЛПУ нужна своя система: небольшой стоматологии — недорогая и простая, сети клиник — продвинутая и многоуровневая.


Приведем основные критерии выбора МИС:


  • Соотношение функционала и цены. Программа должна обеспечивать широкие возможности за разумную стоимость.

  • Набор необходимых инструментов. В обязательном порядке должны быть модули для врача, медрегистратора, руководителя. Обязательно наличие интеграций с лабораториями, сервисами онлайн-записи на прием, федеральными сервисами (ЕГИСЗ, Национальная система маркировки и так далее).

  • Облако или коробка. Большинство хороших программ коробочные, то есть устанавливаются на компьютер клиники. Это обусловлено законодательством в сфере защиты персональных данных и техническими особенностями. Поэтому советуем внедрять коробочные МИС, например ArchiMed+.

  • Интерфейс. Простой, удобный, интуитивно понятный. Не забывайте, что пользоваться программой будут в том числе немолодые врачи и фельдшера, которые привыкли работать по старинке. Работать с МИС им должно быть удобнее, чем без нее.

  • Время внедрения. Чем быстрее, тем лучше. Специалисты ArchiMed+ внедряют программу очень быстро — от двух недель.


Комментарии излишни!


Подробно о том, как выбрать МИС, можно почитать в этой статье, а рейтинг лучших медицинских программ вы найдете здесь


Мы рекомендуем внедрять медицинскую информационную систему до открытия клиники, и запускаться с уже работающей программой. Подход «откроюсь и поработаю сначала без МИС и посмотрю, нужна ли она» не годится и вот почему:


  • Вы с первого пациента начнете вести клиентскую базу и заносить ее в МИС. Не придется потом спешно переносить информацию из журналов и таблиц в программу, теряя время.

  • Будет время обкатать программу и обучить персонал, а не делать это походу, отвлекаясь от основной работы.

  • Ваша клиника опередит конкурентов, которые до сих пор думают, внедрять МИС или нет. Вы уже на старте воспользуетесь всеми преимуществами медицинских информационных систем.

Шаг третий: выбираем нужные модули

Итак, компьютеры закуплены и стоят в кабинетах, МИС выбрана. Дальнейшая работа пойдет уже внутри медицинской информационной системы: перед внедрением и обучением персонала нужно определиться с модулями, которые вам понадобятся.


Пробежимся по списку участков, которые надо автоматизировать, как будто мы делали бы это с помощь медицинской программы ArchiMed+.


  1. Рабочие места специалистов. Автоматизируются при помощи таких модулей, как «Врач» (рабочее место врача), «Регистратура» (рабочее место администратора), «Отчеты» (руководитель) и так далее. Модули взаимодействуют между собой. Например, врач из своего личного кабинета может записать пациента к другому специалисту, внести изменения в расписание, поставить задачу медрегистратору.

  2. Обмен данными с федеральными сервисами и системами автоматизируется при помощи выгрузки данных в ЕГИСЗ, национальную систему маркировки лекарств и другие сервисы. Для этого нужно подключить соответствующие модули МИС ArchiMed+, после чего все будет происходить автоматически, без участия персонала клиники.

  3. Обмен данными с внешними лабораториями. В ArchiMed+ есть модули интеграции со всеми популярными: «Ситилаб», «Инвитро», КЛД, «Хеликс», Лаборатории на базе ЛИС «Альфалаб». Синхронизация баз происходит каждые 15 минут, поэтому актуальная информация появится у вас практически сразу.

  4. Запись на прием к врачу. Мы предусмотрели множество способов автоматизировать это участок: с их помощью вы сможете построить настоящую электронную регистратуру. Вот они:

  • Онлайн-запись на сайте.

  • Запись из вашей группы в соцсети «ВКонтакте».

  • Запись напрямую из карт 2GIS.

  • Запись через телеграм-бота.

  • Запись по телефону, но не через администратора, а через голосового помощника, робота-оператора.

  • Запись через личный кабинет пациента на сайте клиники.

  • Запись через сервис Zabota 2.0.

  • Запись через «Госуслуги» (для клиник, работающих с ОМС).

  • Ну и классика — запись по телефону через администратора и другие способы. Все они доступны через модуль «Онлайн-запись на сайте».


  1. Автоматизация сайта. На сайте клиники должна быть актуальная информация по ценам, расписанию врачей и так далее. ArchiMed+ интегрируется с сайтом и автоматически передает туда все данные. Выгрузку можно настроить на любой сайт на популярных движках и CMS, даже самописных.

  2. Списание лекарств, расходников. В ArchiMed+ есть модуль «Склад», при помощи которого автоматизируются складские операции: приход, списание, продажа медикаментов. Модуль работает совместно с онлайн-кассой и выгрузкой в систему маркировки лекарств. Администратор просто продает товар, отсканировав его на кассе, после чего он списывается со складских остатков и гасится в базе ИС МДЛП.


И это далеко не полный список функций МИС ArchiMed+

Шаг четвертый: обучение персонала

Последний этап автоматизации — научить сотрудников работать с новым ПО. Часто персонал воспринимает нововведения в штыки, предпочитая работать по-старинке.


Сотрудники быстро поймут, что работать с ArchiMed+ проще, чем без нее


ArchiMed+ — удобная в работе программа с понятным интерфейсом. Это значит, сотрудники быстро поймут, что работать с ней проще, чем без нее. К тому же, за клиникой закрепляется специалист по внедрению, в обязанность которого входит, в том числе, обучение персонала. Поверьте: через пару месяцев работы в МИС сотрудники будут удивляться, как они всю жизнь заполняли журналы и писали карты вручную. 

Напоследок

А теперь самое главное: автоматизация — задача комплексная. Важно автоматизировать все участки работы, чтобы избежать образования узких мест в бизнес-процессах. Пример: вы автоматизировали регистратуру, но забыли про врачей. Медрегистратор быстро всех оформляет на прием, но врачи, по-прежнему, завалены бумажной работой. Толку от такой автоматизации мало: врач будет тем самым узким местом, на котором споткнется вся работа.


Любить, так любить, лечить, так лечить,автоматизировать, так автоматизировать, иначе никак. А все вопросы по автоматизации клиники, медицинского центра или частного кабинета врача вы можете задать нашим менеджерам, позвонив по бесплатному телефону 8 800 30 03 73 или оставив заявку на сайте, заполнив форму для обратной связи.



Приглашаем на бесплатную презентацию Archimed+

Оставьте заявку и получите подробный разбор бизнес-процессов вашей клиники

Наши консультанты покажут все возможности системы ArchiMed+ и ответят на ваши вопросы

Запишитесь на бесплатную презентацию ArchiMed+