Подготовили большую статью об автоматизации лечебно-профилактического учреждения любого масштаба и направления деятельности. Внутри — пошаговая инструкция, особенности, советы, лайфхаки и чек-лист для проверки того, готова ли ваша клиника к автоматизации. Поехали!
Ошибка многих медучреждений в том, что владельцы думают, что достаточно внедрить в работу CRM-систему, чтобы контролировать сотрудников, получать отчеты и взаимодействовать с пациентами. На самом деле это только верхушка айсберга. К тому же универсальные (немедицинские) CRM не заточены под специфику отрасли и не имеют достаточного функционала.
Итак, вот что должно быть автоматизировано в любой современной и уважающей себя клинике:
Рабочие места специалистов (медперсонал, администраторы, медрегистраторы, руководители).
Взаимодействие между всеми вышеперечисленными сотрудниками (должно быть место, куда стекается, анализируется и обрабатывается вся информация, а сотрудники имеют к ней доступ в рамках отведенных прав).
Выгрузка информации в федеральные сервисы и информационные системы (ЕГИСЗ, ЕГАИС, национальная система маркировки лекарств, ФСС и так далее).
Обмен данными с внешними клиниками и лабораториями. Если не брать в расчет крупных игроков вроде сетевых медицинских центров федерального масштаба, клиники редко бывает самодостаточны. Они направляют пациентов в сторонние лаборатории, к специалистам других ЛПУ на рентген в госучреждения и так далее. Возникает некий объем данных, которыми надо обмениваться. Этот участок тоже необходимо автоматизировать, чтобы пациенты не ходили с кипой бумажек и снимков из клиники в клинику.
Запись на прием к врачу. Пациентам нужно дать возможность записаться к специалисту всеми удобными способами, от привычного звонка администратору до телеграм-бота. Ну или, хотя бы, стремиться к этому. Данные со всех каналов записи надо автоматизировать и завести в общую систему.
Работа сайта клиники. Здесь в автоматической режиме должны появляться цены на услуги, расписание работы специалистов, информация о скидках, акциях и другая информация.
Списание лекарств. Если сотрудники будут вычеркивать вручную каждую проданную пачку парацетамола в тетрадке, порядке не будет.
Для тех, кто сейчас рассмеялся и подумал, что прекрасно работает без всякой автоматизации вообще и от клиентов отбоя нет, скажем отдельно. Даже если сегодня дела идут прекрасно, это не значит, что так будет всегда. Завтра вполне может появиться конкурент, который, в отличие от вас, все автоматизирует и будет использовать это как конкурентное преимущество. Клиенты убегут к нему, так как он более эффективен и у него удобнее лечиться.
А мы переходим к пошаговой инструкции по автоматизации клиники. Расскажем подробно о вышеперечисленных пунктах (чуть ниже), а пока у нас нет даже оргтехники. Итак, шаг номер один.
Если думаете, что компьютеры, интернеты и смартфоны есть у всех, спешим сообщить: в нашей практике достаточно случаев, когда компьютер с интернетом был только у главврача, а фельдшера ходили с кнопочными телефонами. Поэтому покупка оргтехники — вопрос отнюдь не праздный, это первое, с чего нужно начать автоматизацию клиники. Ведь нужно будет устанавливать различные программы и приложения и все это должно быстро и хорошо работать.
Вам понадобятся:
Компьютер или ноутбуки, корректно работащие с операционными системами Windows 7 (и выше) Mac OS X 10.8 (или выше) с браузером Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Internet Explorer 11, или Safari.
Принтеры. Администраторы печатают на них направления и медицинские карты, врачи - назначения и протоколы осмотров, назначения. Хорошей идеей будет поставить сканер Promobot: он умеет считывать информацию с документов пациента при сканировании и заносить ее медицинские документы. В МИС ArchiMed+ есть готовая интеграция с таким железом, так что заказывать внедрение не нужно.
Контрольно-кассовая техника. Понадобится для соблюдения законодательства в разрезе 54 ФЗ (о порядке применения ККТ) и обязательной маркировки лекарств.
Сканеры штрих и дата-матрикс кодов. Нужны при продаже лекарств, медицинских изделий и оборудования.
Регистратор выбытия медикаментов. Потребуется для передачи данных оператору национальной системы маркировки лекарств (ИС МДЛП «Честный знак»).
Опционально могут пригодиться роутеры и маршрутизаторы для создания локальной сети и выхода в интернет, планшеты и другое оборудование.
Промобот — оборудование и ПО для сканирования и распознавания документов
Медицинская информационная программа - основа основ автоматизации клиники. Именно здесь есть весь нужный инструментал.
Вот чек-лист выбора МИС:
На российском рынке медицинских информационных систем несколько десятков программ. Большой выбор — это хорошо, но есть риск запутаться в многообразии предложений. Каждому ЛПУ нужна своя система: небольшой стоматологии — недорогая и простая, сети клиник — продвинутая и многоуровневая.
Приведем основные критерии выбора МИС:
Соотношение функционала и цены. Программа должна обеспечивать широкие возможности за разумную стоимость.
Набор необходимых инструментов. В обязательном порядке должны быть модули для врача, медрегистратора, руководителя. Обязательно наличие интеграций с лабораториями, сервисами онлайн-записи на прием, федеральными сервисами (ЕГИСЗ, Национальная система маркировки и так далее).
Облако или коробка. Большинство хороших программ коробочные, то есть устанавливаются на компьютер клиники. Это обусловлено законодательством в сфере защиты персональных данных и техническими особенностями. Поэтому советуем внедрять коробочные МИС, например ArchiMed+.
Интерфейс. Простой, удобный, интуитивно понятный. Не забывайте, что пользоваться программой будут в том числе немолодые врачи и фельдшера, которые привыкли работать по старинке. Работать с МИС им должно быть удобнее, чем без нее.
Время внедрения. Чем быстрее, тем лучше. Специалисты ArchiMed+ внедряют программу очень быстро — от двух недель.
Комментарии излишни!
Подробно о том, как выбрать МИС, можно почитать в этой статье, а рейтинг лучших медицинских программ вы найдете здесь.
Мы рекомендуем внедрять медицинскую информационную систему до открытия клиники, и запускаться с уже работающей программой. Подход «откроюсь и поработаю сначала без МИС и посмотрю, нужна ли она» не годится и вот почему:
Вы с первого пациента начнете вести клиентскую базу и заносить ее в МИС. Не придется потом спешно переносить информацию из журналов и таблиц в программу, теряя время.
Будет время обкатать программу и обучить персонал, а не делать это походу, отвлекаясь от основной работы.
Ваша клиника опередит конкурентов, которые до сих пор думают, внедрять МИС или нет. Вы уже на старте воспользуетесь всеми преимуществами медицинских информационных систем.
Итак, компьютеры закуплены и стоят в кабинетах, МИС выбрана. Дальнейшая работа пойдет уже внутри медицинской информационной системы: перед внедрением и обучением персонала нужно определиться с модулями, которые вам понадобятся.
Пробежимся по списку участков, которые надо автоматизировать, как будто мы делали бы это с помощь медицинской программы ArchiMed+.
Рабочие места специалистов. Автоматизируются при помощи таких модулей, как «Врач» (рабочее место врача), «Регистратура» (рабочее место администратора), «Отчеты» (руководитель) и так далее. Модули взаимодействуют между собой. Например, врач из своего личного кабинета может записать пациента к другому специалисту, внести изменения в расписание, поставить задачу медрегистратору.
Обмен данными с федеральными сервисами и системами автоматизируется при помощи выгрузки данных в ЕГИСЗ, национальную систему маркировки лекарств и другие сервисы. Для этого нужно подключить соответствующие модули МИС ArchiMed+, после чего все будет происходить автоматически, без участия персонала клиники.
Обмен данными с внешними лабораториями. В ArchiMed+ есть модули интеграции со всеми популярными: «Ситилаб», «Инвитро», КЛД, «Хеликс», Лаборатории на базе ЛИС «Альфалаб». Синхронизация баз происходит каждые 15 минут, поэтому актуальная информация появится у вас практически сразу.
Запись на прием к врачу. Мы предусмотрели множество способов автоматизировать это участок: с их помощью вы сможете построить настоящую электронную регистратуру. Вот они:
Онлайн-запись на сайте.
Запись из вашей группы в соцсети «ВКонтакте».
Запись напрямую из карт 2GIS.
Запись через телеграм-бота.
Запись по телефону, но не через администратора, а через голосового помощника, робота-оператора.
Запись через личный кабинет пациента на сайте клиники.
Запись через сервис Zabota 2.0.
Запись через «Госуслуги» (для клиник, работающих с ОМС).
Ну и классика — запись по телефону через администратора и другие способы. Все они доступны через модуль «Онлайн-запись на сайте».
Автоматизация сайта. На сайте клиники должна быть актуальная информация по ценам, расписанию врачей и так далее. ArchiMed+ интегрируется с сайтом и автоматически передает туда все данные. Выгрузку можно настроить на любой сайт на популярных движках и CMS, даже самописных.
Списание лекарств, расходников. В ArchiMed+ есть модуль «Склад», при помощи которого автоматизируются складские операции: приход, списание, продажа медикаментов. Модуль работает совместно с онлайн-кассой и выгрузкой в систему маркировки лекарств. Администратор просто продает товар, отсканировав его на кассе, после чего он списывается со складских остатков и гасится в базе ИС МДЛП.
И это далеко не полный список функций МИС ArchiMed+
Последний этап автоматизации — научить сотрудников работать с новым ПО. Часто персонал воспринимает нововведения в штыки, предпочитая работать по-старинке.
Сотрудники быстро поймут, что работать с ArchiMed+ проще, чем без нее
ArchiMed+ — удобная в работе программа с понятным интерфейсом. Это значит, сотрудники быстро поймут, что работать с ней проще, чем без нее. К тому же, за клиникой закрепляется специалист по внедрению, в обязанность которого входит, в том числе, обучение персонала. Поверьте: через пару месяцев работы в МИС сотрудники будут удивляться, как они всю жизнь заполняли журналы и писали карты вручную.
А теперь самое главное: автоматизация — задача комплексная. Важно автоматизировать все участки работы, чтобы избежать образования узких мест в бизнес-процессах. Пример: вы автоматизировали регистратуру, но забыли про врачей. Медрегистратор быстро всех оформляет на прием, но врачи, по-прежнему, завалены бумажной работой. Толку от такой автоматизации мало: врач будет тем самым узким местом, на котором споткнется вся работа.
Любить, так любить, лечить, так лечить,автоматизировать, так автоматизировать, иначе никак. А все вопросы по автоматизации клиники, медицинского центра или частного кабинета врача вы можете задать нашим менеджерам, позвонив по бесплатному телефону 8 800 30 03 73 или оставив заявку на сайте, заполнив форму для обратной связи.
Оставьте заявку и получите подробный разбор бизнес-процессов вашей клиники
Наши консультанты покажут все возможности системы ArchiMed+ и ответят на ваши вопросы