Есть несколько способов учета пациентов: выбор конкретного зависит от масштабов деятельности клиники, числа посетителей в месяц, количества сотрудников и других факторов. Директор компании ArchiMed+ Илья Анфиногенов рассказал, какой метод учета выбрать каждому ЛПУ: от небольшого частного кабинета до сети клиник.
Несмотря на архаичность, этот способ учета пациентов все еще востребован. Причин несколько: это бесплатно, просто, не требуется обучение персонала и какое-либо оборудование. Даже в насквозь цифровом 21 веке есть случаи, когда учет пациентов на бумажных носителях будет актуален. Он вполне подойдет микроклиникам, частным стоматологам, кабинетам врача и тому подобным ЛПУ. Везде, где речь идет о паре десятков пациентов в месяц.
При таком документообороте нагрузка на персонал колоссальна: нужны медрегистраторы, администраторы, но все равно ошибки и путаница неизбежны
Для такого количества посетителей не обязательно внедрять многоуровневые информационные системы — такое решение будет избыточным.
Дешево или вообще бесплатно.
Привычно для персонала.
Не нужен компьютер, планшет и другое оборудование.
Можно вести учет без интернета и даже электричества.
Человеческий фактор: администратор может потерять документ, ввести неверные данные и так далее.
Информация существует в единственном экземпляре и доступна в одном месте.
Невозможно организовать обмен данными.
Подходит для ограниченного числа пациентов.
Высокая нагрузка на персонал (много ручной работы, писанины).
Отсутствие автоматизации. Это влечет за собой увеличение штата и фонда оплаты труда: кто-то должен заниматься бумажной волокитой.
Но самый главный недостаток учета пациентов на бумажных носителях — невозможность масштабирования, считает Илья. Это сегодня у вас десяток пациентов: через год их число может вырасти в разы и начнутся лавинообразные сбои: забыли, потеряли, перепутали. Придется искать решение для автоматизации регистратуры и рабочего места врача, после чего переносить базы пациентов вручную.
Поэтому лучше все же не использовать учет на коленке, а сразу присмотреться к медицинской информационной системе хотя бы уровня врача и регистратуры. Это облегчит дальнейшую работу, когда бизнес станет расти. Например, МИС ArchiMed+ легко масштабируется от одного рабочего места врача до управления сеть клиник подключением нужных модулей программы.
А наш клиент из этой истории вообще считает, что без современной медицинской информационной системы работы клиники невозможна.
Excel, Google-таблицы и им подобные инструменты обеспечивать начальный уровень автоматизации работы клиники. Они серьезно сокращают количество бумажной волокиты и уменьшают нагрузку на персонал. К тому же Excel-таблицы сейчас гораздо больше, чем просто таблицы, которые были в Microsoft Office образца 95 года.
Во-первых, существуют шаблоны таблиц, разработанные предметно для медицинской сферы. Там есть все необходимые разделы касательно пациентов: диагноз, анамнез, результаты исследований, анализов и так далее.
Во-вторых, есть интересные решения, разработанные как раз на основе таких таблиц: всевозможные дашборды, инфографики, анимации, визуализации. Специально разработанные программы берут данные из таблиц и преобразует их в графические изображения.
Пример дашборда, работающего по excel-таблице. Источник: Визуализация для анализа истории болезни пациента в Excel (exceltable.com)
Меньшая нагрузка на персонал, сокращение бумажной работы.
Хоть какая-то автоматизация: таблицы автоматически заполняют ячейки согласно прописанному алгоритму.
Данными можно поделиться: есть онлайн-версии таблиц, документ можно отправить получателю в виде файла, дать доступ к нему нескольких сотрудников.
Это тоже условно бесплатно. Заплатить придется только за операционную систему или платный шаблон.
Когда клиника захочет перейти на более продвинутую медицинскую информационную систему, базу пациентов можно выгрузить из Excel автоматически.
Не подходит для клиник с большим числом пациентов (100 человек в месяц — уже критично: таблицы становятся громоздкими и нечитабельными).
Если по каждому пациенту много данных (результаты обследований, история болезни, история посещений) талицы тоже неудобны.
Нельзя интегрировать с другими сервисами: системой оплаты, электронной медицинской картой, федеральными сервисами (ЕГИСЗ, национальная система маркировки лекарств «Честный знак»).
Сложности с соблюдением законодательства в части персональных данных и врачебной тайны.
Если база пациентов хранится на компьютере клиники, в случае поломки жесткого диска можно потерять все данные.
Пример Excel-шаблона для медицинского учреждения
На рынке программного обеспечения есть достаточное количество решений, автоматизирующих учет клиентов. Это так называемые CRM (Customer Relationship Management — система управления взаимоотношениями с клиентами).
Клиентами (а не пациентами) — ключевое слово: подавляющее большинство CRM — это про маркетинг и продажи. Они могут не учитывать специфику медицинской отрасли, так как разработаны для продаж. В этом их главный минус.
Есть еще минусы:
Большинство современных CRM — облачные, со всеми вытекающими: данные пациентов хранятся на удаленном сервере, что затрудняет соблюдение законодательства РФ в части охраны персональных данных.
Это платно.
Скорее всего, универсальная CRM не закроет вопрос учета пациентов полностью. Придется использовать ее совместно с другими программами.
Потребуется обучение персонала.
Трудности при интеграции с медицинским сервисами: онлайн-запись, обмен данными с внешними лабораториями, телемедицинскими сервисами и тд.
Достоинства:
Высокая (почти 100-процентная) степень автоматизации.
Данные хранятся в облаке вечно. Их нельзя потерять или уничтожить.
Доступ к информации из любого места, где есть интернет.
Разграничение прав доступа.
Мгновенный доступ к информации.
А в этой статье вы можете ознакомиться с рейтингом российских CRM для клиник.
Самое оптимальное решение для автоматизации клиники в целом и учета пациентов в частности. Медицинская информационная система — это программа, разработанная с учетом специфики отрасли.
Работа модуля «Регистратура» в МИС ArchiMed+
Разберем, как работает МИС в разрезе учета пациентов на примере МИС ArchiMed+. Здесь информация по каждому посетителю клиники хранится в трех разделах:
Модуль «Регистратура». Содержит первичные данные: ФИО, номера (и даже фото) документов: паспорт, СНИЛС, медицинский полис. В модуле «Регистратура» ведется запись на прием согласно расписани специалистов, есть возможность оплатить услуги и многое другое.
Модуль «Врач». Здесь хранится медицинская информация: результаты приемов, обследований, анализы, электронная история болезни и прочее.
Медицинская CRM-система. Именно медицинская: она отличается от универсальной, о которой мы говорили выше, тем, что создана с учетом работы клиники. Помимо маркетинговых инструментов сюда заносится информация касательно лечения пациента.
Это базовые модули для учета пациентов. В том или ином виде данные о посетителях хранятся в модулях «Стационар», «Отчеты», «Касса» и других.
Достоинства МИС:
Абсолютная степень автоматизации работы клиники. Все модули работают совместно друг с другом: данные подтягиваются из раздела в раздел без участия персонала. Например,при формировании кассового чека система сама вытащить информацию из истории болезни, рассчитает сумму к оплате, сделает скидки.
При помощи мобильного приложения доступ к программе и данные возможен из любого места Земли, где есть интернет-соединение.
Программа легко масштабируется. На старте, пока клиника небольшая и пациентов — раз, два и обчелся, можно использовать базовый модуль «Врач». По мере роста нужно просто подключать дополнительные модули: «Касса», CRM, «Стационар» и другие.
Легкая интеграция с любыми сторонними сервисами, в том числе, федеральными: онлайн-запись на прием, лаборатории, ЕГИСЗ, ДМС, МДЛП.
Оптимизация штата за счет снижения нагрузки на персонал. Не нужны лишние администраторы и медрегистраторы.
Невозможны ошибки при вводе данных. В МИС ArchiMed+ есть встроенная интеграция с сервисом распознавания документов Promobot. Администратору достаточно положить паспорт, СНИЛС и полис в специальный принтер, который распознает ФИО, и номера документов. Они попадут в амбулаторную карту автоматически.
Печать стандартных форм: амбулаторной карты 025/у, стоматологической карты 043/у и любых других.
Есть и недостатки:
Это платно. Стоимость коробочных МИС составляет несколько десятков тысяч рублей (в среднем — 30-40 тысяч), а облачных — 4-5 тысяч рублей в месяц. Правда, применение медицинских программ с лихвой окупается за счет сокращения издержек.
Требуется обучение персонала. Для сотрудников, привыкших работать по старинке, это может оказаться проблемой.
Нужно современное оборудование: ПК с интернетом, смартфоны, оргтехника.
Требуется время на внедрение. Например, средний срок внедрения программы ArchiMed+ составляет один месяц.
Рейтинг и обзор российских МИС мы делали здесь.
Как видите, даже небольшой клинике лучше сразу начать учет пациентов при помощи МИС или медицинской CRM. Это поможет избежать трудностей при работе с базами в будущем, когда клиника вырастет до медицинского центра или обрастет сетью филиалов.
Если у вас остались вопросы касательно учета пациентов и других особенностей работы медицинских информационных систем, их внедрения и обслуживания, вы можете задать их нашим менеджерам по телефону 8 800 310 03 73 или оставить заявку на нашем сайте.
Оставьте заявку и получите подробный разбор бизнес-процессов вашей клиники
Наши консультанты покажут все возможности системы ArchiMed+ и ответят на ваши вопросы