Учет пациентов в клинике, медицинском центре: как организовать, инструменты, программы, советы

Есть несколько способов учета пациентов: выбор конкретного зависит от масштабов деятельности клиники, числа посетителей в месяц, количества сотрудников и других факторов. Директор компании ArchiMed+ Илья Анфиногенов рассказал, какой метод учета выбрать каждому ЛПУ: от небольшого частного кабинета до сети клиник.

Учет в журналах, амбулаторных картах и других бумажных носителях

Несмотря на архаичность, этот способ учета пациентов все еще востребован. Причин несколько: это бесплатно, просто, не требуется обучение персонала и какое-либо оборудование. Даже в насквозь цифровом 21 веке есть случаи, когда учет пациентов на бумажных носителях будет актуален. Он вполне подойдет микроклиникам, частным стоматологам, кабинетам врача и тому подобным ЛПУ. Везде, где речь идет о паре десятков пациентов в месяц. 

При таком документообороте нагрузка на персонал колоссальна: нужны медрегистраторы, администраторы, но все равно ошибки и путаница неизбежны

Для такого количества посетителей не обязательно внедрять многоуровневые информационные системы — такое решение будет избыточным.

Достоинства

• Дешево или вообще бесплатно.

• Привычно для персонала.

• Не нужен компьютер, планшет и другое оборудование.

• Можно вести учет без интернета и даже электричества.

Недостатки

• Человеческий фактор: администратор может потерять документ, ввести неверные данные и так далее.

• Информация существует в единственном экземпляре и доступна в одном месте.

• Невозможно организовать обмен данными.

• Подходит для ограниченного числа пациентов.

• Высокая нагрузка на персонал (много ручной работы, писанины).

• Отсутствие автоматизации. Это влечет за собой увеличение штата и фонда оплаты труда: кто-то должен заниматься бумажной волокитой.

Но самый главный недостаток учета пациентов на бумажных носителях — невозможность масштабирования, считает Илья. Это сегодня у вас десяток пациентов: через год их число может вырасти в разы и начнутся лавинообразные сбои: забыли, потеряли, перепутали. Придется искать решение для автоматизации регистратуры и рабочего места врача, после чего переносить базы пациентов вручную. 

Поэтому лучше все же не использовать учет на коленке, а сразу присмотреться к медицинской информационной системе хотя бы уровня врача и регистратуры. Это облегчит дальнейшую работу, когда бизнес станет расти. Например, МИС ArchiMed+ легко масштабируется от одного рабочего места врача до управления сеть клиник подключением нужных модулей программы.

А наш клиент из этой истории вообще считает, что без современной медицинской информационной системы работы клиники невозможна.

Учет пациентов в таблицах Excel 

Excel, Google-таблицы и им подобные инструменты обеспечивать начальный уровень автоматизации работы клиники. Они серьезно сокращают количество бумажной волокиты и уменьшают нагрузку на персонал. К тому же Excel-таблицы сейчас гораздо больше, чем просто таблицы, которые были в Microsoft Office образца 95 года.

Во-первых, существуют шаблоны таблиц, разработанные предметно для медицинской сферы. Там есть все необходимые разделы касательно пациентов: диагноз, анамнез, результаты исследований, анализов и так далее.

Во-вторых, есть интересные решения, разработанные как раз на основе таких таблиц: всевозможные дашборды, инфографики, анимации, визуализации. Специально разработанные программы берут данные из таблиц и преобразует их в графические изображения.

Пример дашборда, работающего по excel-таблице. Источник: Визуализация для анализа истории болезни пациента в Excel (exceltable.com)

Достоинства

• Меньшая нагрузка на персонал, сокращение бумажной работы.

• Хоть какая-то автоматизация: таблицы автоматически заполняют ячейки согласно прописанному алгоритму.

• Данными можно поделиться: есть онлайн-версии таблиц, документ можно отправить получателю в виде файла, дать доступ к нему нескольких сотрудников.

• Это тоже условно бесплатно. Заплатить придется только за операционную систему или платный шаблон.

• Когда клиника захочет перейти на более продвинутую медицинскую информационную систему, базу пациентов можно выгрузить из Excel автоматически.

Недостатки

• Не подходит для клиник с большим числом пациентов (100 человек в месяц — уже критично: таблицы становятся громоздкими и нечитабельными).

• Если по каждому пациенту много данных (результаты обследований, история болезни, история посещений) талицы тоже неудобны.

• Нельзя интегрировать с другими сервисами: системой оплаты, электронной медицинской картой, федеральными сервисами (ЕГИСЗ, национальная система маркировки лекарств «Честный знак»).

• Сложности с соблюдением законодательства в части персональных данных и врачебной тайны.

• Если база пациентов хранится на компьютере клиники, в случае поломки жесткого диска можно потерять все данные. 

Пример Excel-шаблона для медицинского учреждения

Немедицинские CRM-системы

На рынке программного обеспечения есть достаточное количество решений, автоматизирующих учет клиентов. Это так называемые CRM (Customer Relationship Management — система управления взаимоотношениями с клиентами).

Клиентами (а не пациентами) — ключевое слово: подавляющее большинство CRM — это про маркетинг и продажи. Они могут не учитывать специфику медицинской отрасли, так как разработаны для продаж. В этом их главный минус.

Есть еще минусы:

• Большинство современных CRM — облачные, со всеми вытекающими: данные пациентов хранятся на удаленном сервере, что затрудняет соблюдение законодательства РФ в части охраны персональных данных.

• Это платно.

• Скорее всего, универсальная CRM не закроет вопрос учета пациентов полностью. Придется использовать ее совместно с другими программами. 

• Потребуется обучение персонала.

• Трудности при интеграции с медицинским сервисами: онлайн-запись, обмен данными с внешними лабораториями, телемедицинскими сервисами и тд.

Достоинства:

• Высокая (почти 100-процентная) степень автоматизации.

• Данные хранятся в облаке вечно. Их нельзя потерять или уничтожить.

• Доступ к информации из любого места, где есть интернет.

• Разграничение прав доступа.

• Мгновенный доступ к информации.

А в этой статье вы можете ознакомиться с рейтингом российских CRM для клиник.

Медицинские информационные системы — МИС

Самое оптимальное решение для автоматизации клиники в целом и учета пациентов в частности. Медицинская информационная система — это программа, разработанная с учетом специфики отрасли.

Работа модуля «Регистратура» в МИС ArchiMed+

Разберем, как работает МИС в разрезе учета пациентов на примере МИС ArchiMed+. Здесь информация по каждому посетителю клиники хранится в трех разделах:

1. Модуль «Регистратура». Содержит первичные данные: ФИО, номера (и даже фото) документов: паспорт, СНИЛС, медицинский полис. В модуле «Регистратура» ведется запись на прием согласно расписани специалистов, есть возможность оплатить услуги и многое другое.

2. Модуль «Врач». Здесь хранится медицинская информация: результаты приемов, обследований, анализы, электронная история болезни и прочее.

3. Медицинская CRM-система. Именно медицинская: она отличается от универсальной, о которой мы говорили выше, тем, что создана с учетом работы клиники. Помимо маркетинговых инструментов сюда заносится информация касательно лечения пациента.

Это базовые модули для учета пациентов. В том или ином виде данные о посетителях хранятся в модулях «Стационар», «Отчеты», «Касса» и других.

Достоинства МИС:

• Абсолютная степень автоматизации работы клиники. Все модули работают совместно друг с другом: данные подтягиваются из раздела в раздел без участия персонала. Например,при формировании кассового чека система сама вытащить информацию из истории болезни, рассчитает сумму к оплате, сделает скидки.

• При помощи мобильного приложения доступ к программе и данные возможен из любого места Земли, где есть интернет-соединение.

• Программа легко масштабируется. На старте, пока клиника небольшая и пациентов — раз, два и обчелся, можно использовать базовый модуль «Врач». По мере роста нужно просто подключать дополнительные модули: «Касса», CRM, «Стационар» и другие. 

• Легкая интеграция с любыми сторонними сервисами, в том числе, федеральными: онлайн-запись на прием, лаборатории, ЕГИСЗ, ДМС, МДЛП.

• Оптимизация штата за счет снижения нагрузки на персонал. Не нужны лишние администраторы и медрегистраторы. 

• Невозможны ошибки при вводе данных. В МИС ArchiMed+ есть встроенная интеграция с сервисом распознавания документов Promobot. Администратору достаточно положить паспорт, СНИЛС и полис в специальный принтер, который распознает ФИО, и номера документов. Они попадут в амбулаторную карту автоматически.

• Печать стандартных форм: амбулаторной карты 025/у, стоматологической карты 043/у и любых других.

Есть и недостатки:

• Это платно. Стоимость коробочных МИС составляет несколько десятков тысяч рублей (в среднем — 30-40 тысяч), а облачных — 4-5 тысяч рублей в месяц. Правда, применение медицинских программ с лихвой окупается за счет сокращения издержек.

• Требуется обучение персонала. Для сотрудников, привыкших работать по старинке, это может оказаться проблемой.

• Нужно современное оборудование: ПК с интернетом, смартфоны, оргтехника.

• Требуется время на внедрение. Например, средний срок внедрения программы ArchiMed+ составляет один месяц. 

Рейтинг и обзор российских МИС мы делали здесь.

Как видите, даже небольшой клинике лучше сразу начать учет пациентов при помощи МИС или медицинской CRM. Это поможет избежать трудностей при работе с базами в будущем, когда клиника вырастет до медицинского центра или обрастет сетью филиалов. 

Если у вас остались вопросы касательно учета пациентов и других особенностей работы медицинских информационных систем, их внедрения и обслуживания, вы можете задать их нашим менеджерам по телефону 8 800 310 03 73 или оставить заявку на нашем сайте.