Внедрение медицинской информационной системы: пошаговый план

Правда ли, что на внедрение медицинской информационной системы нужно несколько месяцев, что делать, если нужна персональная доработка программы под особенности клиники и как поступить с сотрудниками, которые хотят работать по старинке? Ответим на эти и другие вопросы в нашей новой пошаговой инструкции. 

Шаг первый: определяем цели и задачи

Без четкого представления о том, зачем вам вообще нужна МИС, нет смысла даже начинать. Бывает так: руководитель клиники отучился на курсах или посетил выставку, где сказали, что без медицинской программы сейчас никуда. Он воспринял это как руководство к действию, собрал экстренное совещание и объявил, что теперь клиника будет работать по-новому. 

Что, как, зачем и кому все это надо, шеф не поведал. Даже не сказал, чем именно новый формат лучше старого. Надо и все тут: конкуренты уже давно все автоматизировали, а мы чем хуже! 

Есть и другая крайность: «У нас клиника небольшая, автоматизировать тут нечего». Поверьте, всегда есть что автоматизировать, даже в микробизнесе. Просто набор функций будет поменьше.

Итак, перед внедрением МИС ответьте себе на несколько вопросов:

• Зачем конкретно мы внедряем медицинскую информационную систему? Получить больше прибыли, привлечь клиентов, снизить нагрузку на персонал? Ответ «Все так делают, и мы будем» не принимается.

• Какие участки работы нужно автоматизировать? Возможно, часть сегментов действительно не нуждается в автоматизации, такое бывает. В остальном автоматизировать можно все: от расчета заработной платы санитарки до отправки данных в федеральные системы.

• Какие проблемы решит МИС? Это может быть потеря клиентов, трудности с соблюдением законодательства, безответственность сотрудников и так далее.

• Как медицинская программа улучшит работу клиники? Что получат пациенты, сотрудники, руководство? Где ускорится работа, какие бизнес-процессы оптимизируются?

Ответы на эти и другие вопросы определяют все: выбор подрядчика, бюджет, набор функций, сроки внедрения и так далее.

Главное — определить цели внедрения МИС

Шаг второй: выбираем МИС

Выбор конкретной программы зависит от целей, масштабов деятельности клиники, вида деятельности и других факторов. Не нужно думать, что если бизнес небольшой, то и программа нужна простая и недорогая. Здесь речь скорее о гибкости МИС. Такие системы, как ArchiMed+, легко масштабируются. На старте можно подключить базовые функции, а по мере необходимости добавлять дополнительные. 

Критерии выбора МИС:

• Цена. Понимаем, что бюджет ограничен и выйти за его рамки не так то просто, на это нужно обоснование. Поэтому советуем выбрать программу с оптимальным соотношением цены и функционала.

• Набор функций. Кому-то нужна выгрузка в ЕГИСЗ, кому-то принципиально важны отчеты для руководителя, кому-то — легкая интеграция со сторонними сервисами. Все это надо учесть.

• Работа техподдержки. Если при работе с программой все проблемы приходится решать самостоятельно, а ответа службы саппорта не дождешься, это не есть хорошо.

• Интерфейс. Максимально простой и удобный. Чтобы условный фельдшер Мария Васильевна, которая до сих пор пользуется кнопочным телефоном, разобралась без проблем.  

• Сроки внедрения. Чем быстрее, тем лучше. Но не думайте, что программу внедрят «вчера». Обычно это занимает от двух недель, все зависит от объема работ.

• Возможность индивидуальных доработок. Осведомитесь у подрядчика, есть ли такая услуга.

Читайте также: «Как выбрать медицинскую информационную систему»

Шаг третий: тестируем пробные версии программ

Наверняка на предыдущем шаге вы выбрали не одну, а две-три относительно подходящие программы. Теперь нужно сузить круг до одной. Для этого можно получить тестовый вариант МИС. 

Но сразу оговоримся: далеко не все разработчики дают попользоваться программой бесплатно. Одни вообще это не практикуют, другие дают доступ и разрешают немного поработать под присмотром сотрудника разработчика. То есть это - вопрос везения.

Компания ArchiMed+ предоставляет демо-версию нашей МИС. После того, как вы оставите заявку, мы проведем презентацию, где эксперт вместе с вами разберет специфику и бизнес-процессы вашей клиники. Это позволит в дальнейшем более эффективно работать с демо-версией.

Читайте также: «ТОП-8 медицинских информационных систем 2021»

Почти все разработчики медицинских информационных систем предоставляют бесплатную пробную версию своего продукта

Шаг четвертый: определяемся с функциональностью

Здесь могут быть две крайности: 

1. Внедряем все и сразу. А потом начинается: «Система сложная, работать невозможно, никто ничего не понимает. Несите другую МИС, эта не подходит». Или «Платим как за космический корабль, а используем два-три модуля».

2. Берем самый дешевый тариф, а там посмотрим. Как результат, функций не хватает, а ругают программу.

Обычно такое случается, когда заказчик пропустил пункт номер 1 про постановку целей и не понимает, что он хочет от МИС. Нужно провести аналитическую работу и понять, какой набор инструментов необходим для клиники. Для частного врача он будет один, для сети клиник — совершенно другой.

Перечень модулей, которые понадобятся любой клинике:

• Регистратура (автоматизирует работу медрегистратора).

• Касса (интеграция с онлайн-кассой для соблюдения 54 ФЗ).

• Врач (автоматизирует рабочее место врача и избавляет его от бумажной волокиты).

Дальше опционально могут понадобится дополнительные модули. Перечислим, что еще должно быть в хорошей программе, на примере системы ArchiMed+:

• Телемедицина.

• Онлайн-касса.

• Мобильное приложение.

• Система лояльности.

• Робот-оператор.

• Выгрузка прайс-листа на сайт.

• Личный кабинет пациента.

• IP-телефония.

• Онлайн-запись на сайте.

• База пациентов.

• График работы врачей.

• Колл-центр.

• Web-отчеты.

• Медицинские справочники.

• Готовые формы бумажных документов.

• Работа с ОМС.

• Работа с ДМС.

И это только часть функций МИС ArchiMed+

Шаг пятый: устанавливаем программу

Итак, вы выбрали подрядчика и заключили договор. Если менеджер торжественно вручил вам диск с продуктом и помахал ручкой, это не дело. Команда ArchiMed+ использует принципиально иной подход. Сразу после заключения договора за вами закрепляется специалист по внедрению, который делает все под ключ: устанавливает программу, проводит настройки и обучает персонал.

Задача заказчика — обеспечение соблюдение технических требований. Бывает, что парк оргтехники в клинике безнадежно устарел, компьютеры кишат вирусами, а операционную систему не обновляли лет 15. Знакомо? Если да, приводите технику в соответствие с требованиям МИС. Остальное сделает специалист по внедрению ArchiMed+.

На такое железо МИС не установить!

Шаг шестой: переносим базы

Возможны три сценария:

1. Баз еще нет, клиника только открывается. На нет и суда нет, базы пациентов будут формироваться по ходу дела. Рекомендация одна: внедрять МИС уже при запуске клиники, с первого дня. А то придется делать, как в следующих пунктах (это сложнее).

2. Базы ведутся на бумаге: в журналах, амбулаторных картах, блокнотах. Здесь выход один: вносить данные в МИС вручную. Лучше назначить ответственного специалиста, например администратора, и на время освободить его от основных обязанностей.

3. Базы есть в электронном виде: таблицах Excel, другой МИС или CRM-системе. Это проще: специалист по внедрению ArchiMed+ выгрузит данные автоматически. Сроки индивидуальны, они зависят от объема работ и типа системы, с которой вы переезжаете на ArchiMed+.

И еще: при создании базы не забудьте о сотрудниках, их данные тоже должны быть в системе. Это нужно для расчета зарплаты, составления отчетов, оценки эффективности персонала.

Шаг седьмой: обучаем персонал

Сотрудники клиники часто воспринимают внедрение МИС как очередную головную боль и блажь начальства. Работники могут даже саботировать нововведение. Если не хотите бороться с бесконечными «Мы не обязаны», «А где написано?», «Мне за это не платят» и прочими «Я что-то нажала, и все пропало», советуем начать с мотивации сотрудников. 

Мотивация в данном случае проста: работать в программе должно быть проще, чем без нее. Чтобы сотрудники стукнули себя ладонью по лбу и воскликнули: «Красота-то какая! И как мы раньше работали без МИС!».

В этом контексте к медицинской информационной системе предъявляются два требования: простота интерфейса и полное сопровождение обучения сотрудников со стороны подрядчика. Специалист по внедрению ArchiMed+, который закреплен за клиникой, проводит обучение персонала параллельно с остальными работами. До тех пор, пока всех не научит.

Задача руководителя на этом этапе — обеспечить время для освоения программы. Если администратору нужно отвечать на звонки, обслуживать пациентов да еще между делом учиться, он убежит через два дня.

Обучать сотрудников лучше небольшими группами по несколько человек, так эффективнее. Кто-то понял — рассказал коллегам, да и вообще так интереснее и веселее. И еще: лучше обучаться по часу, но каждый день, чем засесть на 8 часов один раз.

Обучать сотрудников лучше небольшими группами по несколько человек

Шаг восьмой: вносим доработки под специфику клиники

Какой бы хорошей и универсальной ни была медицинская информационная система, могут понадобиться индивидуальные доработки. Например, в нашей практике был случай: клинике «Дент Аль» (Казань) понадобился отдельный функционал — составление плана лечения пациента. Это была внутренняя разработка клиники, стандартами такого не предусмотрено.

Пришлось дорабатывать функционал под конкретную стоматологию по ТЗ заказчика. Команда ArchiMed+ справилась, заказчик остался доволен. Подробнее об этом внедрении вы можете почитать в нашем кейсе.

Если вы хотите внедрить инструмент или функцию, которой нет в МИС, составьте для подрядчика ТЗ, котором подробно опишите задачу. Для вас разработают и внедрят персональный модуль.

Остались вопросы по внедрению медицинских информационных систем? Вы можете их задать, позвонив по телефону 8 800 301 03 73 или оставив заявку на сайте. А еще читайте наши кейсы с примерами внедрения.