Электронная цифровая подпись для медиков: что такое, зачем нужна ЭЦП, как получить

Азамат Габсалямов
сооснователь Archimed+

... 21.02.2023

Электронная цифровая подпись для медиков: что такое, зачем нужна ЭЦП, как получить

С 1 февраля 2021 года каждый медик, работающий в клинике или медицинском центре, обязан иметь личную электронную подпись. Это удобно и занимает куда меньше времени, чем подписывать каждый документ вручную. В новой статье рассказали, что такое ЭЦП, зачем она нужна и как ее получить.

Что такое ЭЦП для медиков

ЭЦП, ЭП или электронная цифровая подпись — это обычная подпись врача, только в электронном виде. С ее помощью можно заверить:

Медицинские бланки.
Рецепты на препараты.
Медицинские отчеты.
Документы.

Документы, заверенные электронной подписью, тоже должны быть электронными. Если в вашей клинике все документы до сих пор в бумажном виде, ЭЦП вам не понадобится. Но это вряд ли — медицинское учреждение ведет электронный документооборот не только в своей нише. Любому ООО или ИП приходится подписывать множество документов. Это и переписки с контролирующими органами, с контрагентами, и заключение договоров, и подписи на Госуслугах, также ЭЦП может понадобиться для участия в тендерах, электронных торгах. Да даже в суде и других инстанциях — мало ли что может быть.

Зачем врачам нужна ЭЦП

Кто-то скажет: «А зачем мне электронная подпись, я и ручкой то же самое напишу за несколько секунд». В чем же преимущества ЭЦП:

Идентифицирует врача. Если вручную заполнять по 1000 больничных листов в день, ваша подпись в итоге будет похожа на каракули. В то время как электронная подпись будет оставаться неизменной.
Защищает от подделки документа. Завистливый коллега может намеренно испортить ваш документ и подделать подпись, а вы будете платить штраф. С документами, которые подписываются электронно, такого не произойдет.
Соблюдает закон об электронной подписи (63-ФЗ). Сейчас большинство документов становятся электронными и их просто невозможно подписать вручную. В этом случае без получения ЭЦП работа вашей клиники просто встанет.

Комплект ЭЦП для врача

Электронная цифровая подпись — очень удобная вещь, но некоторые до сих пор не признают ее существование, работая по старинке. Но зачем подписывать кучу бумаг, если можно нажать на одну кнопку и заниматься более важными делами — продвижением клиники и лечением пациентов?

Также практически во всех клиниках есть документы, которые существуют только в электронном формате. Конечно можно потратить деньги и время на то, чтобы их распечатать, но зачем? Вы просто вставляете свою электронную подпись и отправляете документ дальше.

Какие документы можно подписать с помощью ЭЦП

Существует 3 вида электронной цифровой подписи:

Простая ЭЦП. Обычно она представляет собой коды подтверждения, логин или пароль определенного сотрудника.
Усиленная неквалифицированная ЭЦП. Подпись самого врача, которая нужна для заверения медицинских документов.
Усиленная квалифицированная ЭЦП. Это тоже подпись врача, которая подвергается более жесткой проверке.

Так проходит получение усиленной неквалифицированной ЭЦП

С помощью усиленной электронной подписи можно подписать любой документ, касающийся пациента и его состояния здоровья. В эти документы входят:

Карта беременной и родильницы.
Медицинская карта пациента.
Медицинская карта стационарного больного.
История развития новорожденного.
История развития ребенка.
История родов.

Если у вас нет усиленной ЭЦП, есть документы, которые можно подписать с наличием подписи любого вида, при выполнении таких условий:

Медицинская помощь была оказана без оформления медицинских документов.
Документы, в которых подпись не обязательна.
Документы нужны для медицинской информационной системы.

Кому нужна электронная подпись

Так каким же сотрудникам нужна ЭЦП:

Работодателю. В итоге все больничные листы сотрудников отправляются к работодателю в электронном виде. Электронная подпись нужна, чтобы заверить все документы и отправить их в страховой фонд.
Главврачу. От лица клиники главврач подписывает договоры, отчеты о работе сотрудников и финансах.
Лечащим врачам. Врачам ЭЦП нужна больше всего. С помощью нее можно продлить больничный пациентам, подписать медицинские и амбулаторные карты, выписать рецепт.
Фельдшерам. Фельдшер также может выписать рецепт и продлить больничный и заверить это своей подписью.
Работнику статотдела. Нужна, чтобы отправить все данные о больничных листах в ФСС.

Как получить электронную цифровую подпись

С 1 января 2022 года руководители юридических лиц и ИП могут получать электронную подпись только в удостоверяющих центрах или организациях, которые являются доверенными лицами налоговой.

Усиленную неквалифицированную ЭЦП вы можете получить сами, если у вас установлена криптографическая программа. Но намного проще зарегистрироваться на сайте nalog.ru и получить подпись там. Все мы знаем, что документы, не имеющие юридическую силу, практически ничего не значат, поэтому вам нужно выбрать организацию (если у вас ее нет), которой вы будете отправлять электронные документы, и подписать с ней договор.

Усиленную квалифицированную ЭЦП вы сможете получить только обратившись в аккредитованный удостоверяющий центр ФНС. Вы должны собрать набор документов, в которые входят:

Заявление.
Паспорт.
Снилс.
ИНН.

Совет для руководителей клиник: работодатель должен организовать централизованное получение сотрудниками электронной подписи. Некоторым будет лень ехать в удостоверяющий центр, а другие просто не захотят этого делать и будут тянуть резину. Назначьте человека, который будет за это отвечать, собирать заявления и копии паспортов. Тогда сотрудники получат электронную подпись не покидая рабочее место.

Список аккредитованных центров вы найдете на Госуслугах. Будьте внимательны — аккредитации могут быть приостановлены, внимательно изучите списки актуальных.

Преимущества электронной подписи

А может, обойтись без ЭЦП?

Как мы уже говорили, если в вашей клинике все документы до сих пор в бумажном виде, ЭЦП вам не понадобится. Но мы советуем однозначно переводить их в электронный вид — в этом поможет медицинская информационная система Archimed+. Если же все ваши документы уже оцифрованы, присмотритесь к нашим современным решениям и используйте их на благо клиники!

По всем вопросам внедрения ArchiMed+, работе наших модулей, а также переезда на нашу МИС с других медицинских систем вы можете обратиться по телефону 8 800 301 03 73 или оставить заявку на нашем сайте.