Оптимизация работы клиники: как сократить издержки при помощи медицинской информационной системы

Время — деньги. Это главный ресурс сотрудников клиники. Если они будут тратить его на рутинные задачи и бумажную волокиту, клиника недополучит прибыль. Медицинские информационные системы экономят время сотрудников для выполнения основной работы. В новой статье расскажем об участках, которые можно оптимизировать за счет МИС и о том, как это сделать.

Оптимизация регистратуры 

Регистратура — входные ворота клиники. Если они будут узким местом, медрегистраторы и администраторы попросту не смогут обработать входящий поток пациентов. Клиенты уйдут к конкурентам, а клиника получит меньше денег. Вариант взять на работу побольше медрегистраторов не работает: штат получится раздутым, что потянет за собой увеличение фонда оплаты труда. Вся прибыль уйдет на зарплаты администраторов.

Выход — внедрение электронной регистратуры на базе медицинской информационной системы. 

Она решает широкий круг задач:

• Освобождает персонал от рутины: заполнения карт приема и амбулаторных карт.

• Позволяет пациентам записаться на прием вообще без обращения к администратору через форму на сайте, сервисы онлайн-записи, социальные сети, Telegram-бота или с карты 2GIS. Все эти функции есть в МИС ArchiMed+.

• Сокращает количество ошибок в заполнении документов и исключает человеческий фактор.

• Облегчает поиск пациентов по базе (нужного человека можно найти по первым буквам фамилии).

• Помогает быстро распечатать нужные документы.

• При помощи таких инструментов, как интеграция с Promobot scanner (система распознавания данных из паспорта, медицинского полиса и тп) можно быстро заполнять карты приема и другие документы.

Регистратура — входные ворота клиники. Если они будут узким местом, медрегистраторы и администраторы попросту не смогут обработать входящий поток пациентов

За счет чего экономим: 

Оптимизация штата и сокращение издержек на оплату труда. С МИС один медрегистратор обслужит больше пациентов, чем чем целый штат с журналами, ручками и блокнотами. Печать и оформление документов с автоматизацией происходит в три раза быстрее.

Оптимизация колл-центра 

Прием звонков, рассылки, обзвон пациентов — все это будничная работа колл-центра клиники. Или администратора, отдела продаж и так далее, смотря как у вас все организовано.

Работу колл-центра тоже надо автоматизировать, так сотрудники смогут обслуживать больше пациентов

Этот участок тоже можно оптимизировать и автоматизировать при помощи медицинской информационной системы ArchiMed+. Для этого есть такие инструменты, как робот-оператор, модуль для SMS- и Email-рассылок, IP-телефония, колл-центр и другие.

Они позволяют:

• Принимать звонки от пациентов без участия персонала. Робот-оператор, имитирующий общение с живым специалистом, ответит на все стандартные вопросы в автоматическом режиме.

• Вести запись разговоров с пациентами.

• Уведомлять о времени приема, спецпредложениях, скидках и акциях при помощи сообщений и электронных писем.

Робот-оператор может заменить целый штат сотрудников колл-центра

За счет чего экономим:

Оптимизация штата, повышение лояльности пациентов (нет такого, что человек не дозвонился до клиники), повышение среднего чека за счет рассылок с выгодными предложениями, увеличение повторных обращений. 

Автоматизация баз пациентов

Если персонал ведет учет пациентов клиники вручную (журналы, тетради и даже Excel-таблицы), неизбежны ошибки, путаница и «потерянные» пациенты, которым забыли перезвонить. Опять же, такой подход занимает слишком много времени. Или штат раздувай, или пациентов теряй, вот что хочешь, то и делай.

CRM полностью автоматизирует работу в разрезе клиника-пациент

Эту задачу решает внедрение CRM-системы для клиник. Она полностью автоматизирует работу в разрезе клиника-пациент. Правда, есть одно «НО»: для клиники подойдет не первая попавшаяся программа, нужен софт, предметно заточенный под специфику медицинской отрасли, например, CRM ArchiMed+.

Что там есть:

• База пациентов.

• Персональные данные: ФИО, дата и место рождения, адрес регистрации.

• Данные о документах: серия и номер паспорта, СНИЛС, медицинского полиса и так далее.

• История обращений: сколько раз приходил в клинику, какими услугами пользовался.

• Информация об участии в программах лояльности: персональных скидках, бонусах.

• Контактная информация: номер телефона, прописка, адрес электронной почты.

• Финансовая информация: сколько заплатил за услуги, средний чек.

• Вся история коммуникаций: записи телефонных разговоров, письма на email, сообщения в чате.

• Другая информация: всевозможные примечания, пометки и так далее.

Все данные удобно структурированы по нескольким разделам, что облегчает поиск.

За счет чего экономим: 

Оптимизация штата, повышение качества обслуживания, увеличение повторных обращений, повышение скорости обслуживания.

Читайте также: топ-9 CRM для клиник, стоматологий, медицинских центров.

Автоматизация рабочих мест врачей 

Ключевое назначение автоматизированного рабочего места (АРМ) врача — по максимуму облегчить работу специалиста. Врач вынужден заполнять кучу бумаг: планы лечения, медицинские карты, вести расписание приема, писать направление и прочее и прочее. Делать все это вручную — долго и неэффективно.

В государственных больницах на это еще можно закрыть глаза, но в частной медицине, ориентированной на извлечение максимальной прибыли, такой подход губителен для бизнеса. 

Врач - альфа и омега клиники. Он должен лечить, а не возиться с бумажками

В МИС ArchiMed+ есть специальный программный модуль для автоматизации рабочего места врача.

Там есть:

• Электронная медицинская карта с историей болезни.

• Готовые шаблоны для ввода данных из справочников. Это позволяет быстрее заполнять документы. Не нужно вводить диагнозы и другие данные целиком, система сама подставит их по смыслу из библиотеки фраз.

• Зубная формула для стоматолога.

• Возможность заполнения больничного листа.

• Возможность печати на стандартных бланках больничных листов в соответствии с приказом Минздравсоцразвития Российской Федерации №347н от 26.04.2011 г.

• Расписание приема, в том числе другими специалистами. 

• История посещения и многое другое.

За счет чего экономим: 

Специалист освобождается от рутинной работы и бумажной волокиты, а значит, сможет принять больше пациентов за рабочую смену. Уходит порочная практика госучреждений «пять минут больного лечим, целый день бумаги пишем»

Автоматизация рабочего места руководителя клиники

С помощью модуля «Отчеты» МИС ArchiMed+ можно видеть полную картину бизнеса по пациентам, сотрудникам, финансам и т. д.

Вот типы отчетов, доступных в МИС ArchiMed+:

• Отчет по услугам.

• Отчет по администраторам.

• Отчеты по врачам.

• Отчеты по зарплате.

• Отчет по пациентам (портрет клиента).

• Управленческие отчеты.

• Реестр по страховой компании.

• Финансовые отчеты.

• Web-отчеты.

Руководитель должен заниматься бизнесом, а не рутиной

Отчетность формируется на текущую дату или любой выбранный период времени. Все отчеты можно выгружать из МИС в любом удобном формате.

Где экономим: 

Освобождается рабочее время руководителя, которое можно посвятить развитию бизнеса. Кроме того, видя полную картину работы клиники, можно принимать эффективные управленческие решения и мотивировать персонал, стимулируя ответственных сотрудников и подстегивая остальных.

Оптимизация склада

Последний участок, о котором мы расскажем — склад. Если управлять товарными запасами (лекарства, медицинские принадлежности, расходные материалы) неэффективно, то неизбежны пересортица, списание из-за истечения сроков годности, трудности с инвентаризацией. К тому же можно остаться без ходовых лекарств, если работник склада забыл заказать их у поставщика.

На складе должен быть идеальный порядок, особенно, если речь идет о лекарствах

Для управления складскими запасами нужна товароучетная система. В МИС ArchiMed+ есть готовый программный модуль под эти задачи, который так и называется «Склад».

Он позволяет:

• Вести учет складских запасов в удобной и наглядной форме.

• Вовремя делать заказ поставщикам.

• Легко проводить инвентаризации.

• Автоматически списывать с остатков лекарства  в момент продажи через онлайн-кассу.

• Передавать данные оператору системы маркировки лекарств ИС МДЛП «Честный знак».

• Исключить воровство лекарств и принадлежностей недобросовестными сотрудниками.

• Исключить человеческий фактор и ошибки персонала.

• Облегчить поиск препаратов на складе

В чем экономия:

Меньше лекарств списывается по истечении срока годности, снижается нагрузка на персонал, можно оптимизировать штат.

Как видите, медицинские информационные системы могут значительно сократить издержки клиники. При этом годовые расходы на нее в разы меньше зарплаты одного администратора, из-за чего МИС быстро окупается. 

В среднем расходы сокращаются на 10 %, пропускная способность клиники увеличивается на 30 %, а прибыль - на 40%. Эти цифры подтверждаются кейсами наших клиентов. 

По всем вопросам касательно автоматизации вашей клиники вы можете обратиться к нашим менеджерам по бесплатному телефону 8 800 301 03 73 или заполнив форму обратной связи на нашем сайте.