Программа для стоматологии: как МИС поможет увеличить прибыль стоматологической клиники

Контроль, учет, автоматизация – вот 3 кита, на которых держится эффективное управление клиникой. Рассмотрим подробнее, как приручить каждого кита: расскажем, что конкретно умеют современные медицинские системы.

Контроль за работой клиники

Говорят, у семи нянек дитя без глазу. С медицинской информационной системой даже одна умная нянька сможет уверенно держать руку на пульсе клиники.

Программа для стоматологии позволяет создавать и оперировать любыми видами отчетности. Это не просто цифры и данные – система сама строит наглядные графики, на основе которых легко сделать выводы.

Все как на ладони: сколько записались, сколько пришли, сколько оплатили услуги

В основном руководителей и главврачей стоматологических клиник интересует финансовая, управленческая и маркетинговая отчетность. Пройдемся кратко по каждому виду.

Финансовая отчетность позволяет в любой момент времени получить данные по выручке в целом и каждого врача в отдельности, по кассовым сменам, по пациентам-должникам, по взаиморасчетам с другими организациями. 

Управленческая отчетность позволит проконтролировать, как работает конкретный сотрудник или отдельный кабинет, какие услуги наиболее востребованы.

Наглядно видно, что консультации специалистов приносят этой клинике львиную долю прибыли

По отчетам также видно, насколько загружен каждый стоматолог, какое количество пациентов он принимает за определенный отрезок времени, возвращаются ли к нему пациенту или убегают к другому врачу. Насколько хорошо работает каждый администратор, не пропускает ли звонки, сколько пациентов успевает записать. И, конечно, ведется база данных по каждому пациенту, что позволяет понять, какие услуги конкретный человек приобретает и насколько он «выгоден» вашей клинике.

Маркетинговая отчетность позволяет отследить затраты на рекламу и продвижение по воронке продаж. Сколько денег было потрачено на рекламу, сколько реальных пациентов получила клиника и окупилась ли реклама в итоге – все это можно узнать из отчетности.

Выгоды МИС для клиники:

• все отчеты находятся в одной базе данных, а не в разрозненных табличках;

• все отчеты автоматизированы – сокращается время для других задач;

• наглядно видно, куда тратятся деньги, насколько эффективно работают сотрудники;

• можно проанализировать данные и скорректировать бюджет: перераспределить средства на более выгодные услуги, рекламные кампании, начислить премию перспективному сотруднику, уволить халтурщика и так далее.

Автоматизация бизнес-процессов

Следующий кит, на котором держится стабильный рост прибыли – это автоматизация бизнес-процессов.  Проще говоря, это максимальное упрощение каждого процесса и отдельного действия персонала. Основные бизнес-процессы стоматологической клиники – это запись пациента на прием, собственно лечение (включая создание зубной формулы, составление плана лечения, различные обследования), расчет стоимости услуг, складской учет, закупка оборудования и расходников, расчет зарплат, взаимодействие пациента с сайтом и так далее.  

Каждый из этих процессов можно и нужно автоматизировать, чтобы работа шла по определенному алгоритму и сотрудники не допускали ошибок. МИС ArchiMed+ создана на основе пожеланий врачей и для врачей. В ней учтен каждый процесс и сделано все, чтобы облегчить работу персонала. Рассмотрим конкретно на примерах.

Администратору достаточно зайти в программу для стоматологической клиники, чтобы быстро найти амбулаторную карту в базе пациентов и нужную информацию в ней, записать пациента на прием, составить график работы врачей, распечатать документы (счет на оплату, страховку ДМС). Кроме того, система поможет выставить счет на услуги, отправить данные в страховые компании, получить предоплату, рассчитать скидку или бонус при необходимости. Все это через онлайн-кассу, конечно же.

Данные в амбулаторной карте. Алла Борисовна одобряет!

Врачу удобно работать с электронной историей болезни. В функционале системы имеется вся информация по пациенту (включая предыдущие заключения других специалистов), план лечения, готовые шаблоны документов и протоколов для врачей-стоматологов (с зубной формулой, парадонтограммой), зубная карта пациента и другие важные функции, которые позволяют не тратить на приеме время на заполнение полей протокола. Врачу остается только следовать шаблону и подставлять необходимые данные.

Фрагмент ортодонтической карты в МИС ArchiMed+

Шаблон протокола для стоматолога с парадонтограммой

Расчет заработной платы с помощью МИС также становится простым процессом, на который не будет уходить по несколько дней, как раньше. Программа позволяет рассчитывать данные автоматически – на основе информации о том, как эффективно работал каждый сотрудник, сколько пациентов принял, сколько часов выработал. Также возможен автоматический подсчет выплат агентам, которые приводят в клинику пациентов. 

Если клиника сотрудничает с внешними лабораториями, этот бизнес-процесс тоже можно автоматизировать. Интеграция с зуботехнической лабораторией исключает любые накладки и ошибки человеческого фактора. Теперь ничего не потеряется и не пропадет.

Выгоды МИС для стоматологической клиники:

• дает конкретные алгоритмы работы, отклониться от которых невозможно – просто действуйте по инструкции, и все;

• сводит к минимуму ошибки персонала, сокращая тем самым количество жалоб пациентов;

• разгружает сотрудников от бумажной работы – ничего не надо писать вручную;

• освобождает время для приема – за сутки врач может принять больше пациентов;

• больше пациентов – больше прибыль. Вот и вся математика! 

Учет товаров и материалов

Эти действия в МИС ArchiMed+ осуществляются в модуле «Склад». Как происходит учет товаров?

Сотрудник (обычно это старшая медсестра стоматологической клиники) указывает в программе, какой товар или материал пришел, от какого поставщика, производителя, по какой цене его закупили и в каком количестве. 

Затем поступивший товар/материал распределяется по складам (кабинетам, врачам). В системе отслеживается внутреннее перемещение товара (когда и в какой кабинет ушел материал, сколько, кто его принял).

Так ведется учет движения расходных материалов и товаров

Также в системе можно контролировать внутреннее содержимое склада: сколько товаров есть в наличии, что заканчивается, у чего истекает срок годности. 

В программе автоматически формируются все документы: приходная/расходная/возвратная накладная, акты передачи, отчеты, ценники.В отчетах наглядно видно, сколько и какого материала уходит по врачу, по кабинету, по конкретному пациенту. 

Расход материала учитывается автоматически: например, с каждым приемом пациента со склада будет списываться 1 пара бахил и 1 пара стерильных перчаток. 

Поскольку в стоматологии трудно заложить среднее количество материала, каждый врач может указывать самостоятельно, сколько и какого материала он использовал в каждом случае.  

Выгоды МИС для клиники:

• полный контроль за закупками материалов;

• минимизирование просрочек и потерянных средств;

• исключены неприятные сюрпризы, когда внезапно заканчивается пломбирующий материал или анестетик.

Бонус: клиентский сервис

Все вышеперечисленное не имеет смысла, если в клинике не думают о самом главном человеке – пациенте. Сейчас, когда даже в небольшом городке есть десяток стоматологических кабинетов, отстройка от конкурентов – не красивые слова, а жизненная необходимость. И качественный отличный сервис может стать вашим преимуществом.

Как в этом поможет МИС, спросите вы. Ведь все зависит от руководства и персонала. Отвечу.

С помощью автоматизированной медицинской системы бизнес-процессы вашей стоматологии налаживаются, а значит, исключаются досадные ошибки. Забыли сообщить о переносе времени приема, перепутали рентгеновские снимки, прислали не тот протез – такое с МИС просто невозможно. А уж как понравится это пациентам!  

Для продвинутых клиентов есть возможность зарегистрироваться в личном кабинете на сайте и делать все самостоятельно: записываться на прием с помощью онлайн-записи, просматривать свою историю болезни, план лечения и результаты исследований.

В личном кабинете пациент может оперативно получить всю информацию

Пациент не получает написанное от руки и неразборчивое заключение (как это часто бывает). Все распечатывается на красивых бланках и выдается ему на руки.  

Выгоды МИС для клиники:

• вы предлагаете пациентам конкурентные преимущества. Для многих сервис – очень важный показатель, они готовы переплатить, но получить услуги по высшему разряду;

• лучше сервис – больше клиентов – больше прибыль. Все просто.

Все эти возможности предлагает стоматологическим клиникам МИС ArchiMed+. Запишитесь на бесплатную консультацию в форме ниже и увеличивайте прибыль своего учреждения!