Электронная цифровая подпись для медиков: что такое, зачем нужна ЭЦП, как получить

Азамат Габсалямов
сооснователь Archimed+

... 21.02.2023

С 1 февраля 2021 года каждый медик, работающий в клинике или медицинском центре, обязан иметь личную электронную подпись. Это удобно и занимает куда меньше времени, чем подписывать каждый документ вручную. В новой статье рассказали, что такое ЭЦП, зачем она нужна и как ее получить.

Что такое ЭЦП для медиков

ЭЦП, ЭП или электронная цифровая подпись — это обычная подпись врача, только в электронном виде. С ее помощью можно заверить:

• Медицинские бланки.

• Рецепты на препараты.

• Медицинские отчеты.

• Документы.

Документы, заверенные электронной подписью, тоже должны быть электронными. Если в вашей клинике все документы до сих пор в бумажном виде, ЭЦП вам не понадобится. Но это вряд ли — медицинское учреждение ведет электронный документооборот не только в своей нише. Любому ООО или ИП приходится подписывать множество документов. Это и переписки с контролирующими органами, с контрагентами, и заключение договоров, и подписи на Госуслугах, также ЭЦП может понадобиться для участия в тендерах, электронных торгах. Да даже в суде и других инстанциях — мало ли что может быть.  

Зачем врачам нужна ЭЦП

Кто-то скажет: «А зачем мне электронная подпись, я и ручкой то же самое напишу за несколько секунд». В чем же преимущества ЭЦП:

• Идентифицирует врача. Если вручную заполнять по 1000 больничных листов в день, ваша подпись в итоге будет похожа на каракули. В то время как электронная подпись будет оставаться неизменной.

• Защищает от подделки документа. Завистливый коллега может намеренно испортить ваш документ и подделать подпись, а вы будете платить штраф. С документами, которые подписываются электронно, такого не произойдет.

• Соблюдает закон об электронной подписи (63-ФЗ). Сейчас большинство документов становятся электронными и их просто невозможно подписать вручную. В этом случае без получения ЭЦП работа вашей клиники просто встанет.

Комплект ЭЦП для врача

Электронная цифровая подпись — очень удобная вещь, но некоторые до сих пор не признают ее существование, работая по старинке. Но зачем подписывать кучу бумаг, если можно нажать на одну кнопку и заниматься более важными делами — продвижением клиники и лечением пациентов?

Также практически во всех клиниках есть документы, которые существуют только в электронном формате. Конечно можно потратить деньги и время на то, чтобы их распечатать, но зачем? Вы просто вставляете свою электронную подпись и отправляете документ дальше.

Читайте также: Медицинские бланки: какие бывают, где взять и почему электронные бланки удобнее бумажных  

Какие документы можно подписать с помощью ЭЦП

Существует 3 вида электронной цифровой подписи:

• Простая ЭЦП. Обычно она представляет собой коды подтверждения, логин или пароль определенного сотрудника. 

• Усиленная неквалифицированная ЭЦП. Подпись самого врача, которая нужна для заверения медицинских документов.

• Усиленная квалифицированная ЭЦП. Это тоже подпись врача, которая подвергается более жесткой проверке.

Так проходит получение усиленной неквалифицированной ЭЦП

С помощью усиленной электронной подписи можно подписать любой документ, касающийся пациента и его состояния здоровья. В эти документы входят:

• Карта беременной и родильницы.

• Медицинская карта пациента.

• Медицинская карта стационарного больного.

• История развития новорожденного.

• История развития ребенка.

• История родов.

Если у вас нет усиленной ЭЦП, есть документы, которые можно подписать с наличием подписи любого вида, при выполнении таких условий:

• Медицинская помощь была оказана без оформления медицинских документов.

• Документы, в которых подпись не обязательна.

• Документы нужны для медицинской информационной системы.

Читайте также: Какие документы нужны для открытия и работы стоматологии: чек-лист из 16 пунктов с пояснениями

Кому нужна электронная подпись

Так каким же сотрудникам нужна ЭЦП:

• Работодателю. В итоге все больничные листы сотрудников отправляются к работодателю в электронном виде. Электронная подпись нужна, чтобы заверить все документы и отправить их в страховой фонд.

• Главврачу. От лица клиники главврач подписывает договоры, отчеты о работе сотрудников и финансах.

• Лечащим врачам. Врачам ЭЦП нужна больше всего. С помощью нее можно продлить больничный пациентам, подписать медицинские и амбулаторные карты, выписать рецепт.

• Фельдшерам. Фельдшер также может выписать рецепт и продлить больничный и заверить это своей подписью.

• Работнику статотдела. Нужна, чтобы отправить все данные о больничных листах в ФСС.

Читайте также: Онлайн-касса для медицинских учреждений: покупка, регистрация, договор с ОФД 

Как получить электронную цифровую подпись

С 1 января 2022 года руководители юридических лиц и ИП могут получать электронную подпись только в удостоверяющих центрах или организациях, которые являются доверенными лицами налоговой.

Усиленную неквалифицированную ЭЦП вы можете получить сами, если у вас установлена криптографическая программа. Но намного проще зарегистрироваться на сайте nalog.ru и получить подпись там. Все мы знаем, что документы, не имеющие юридическую силу, практически ничего не значат, поэтому вам нужно выбрать организацию (если у вас ее нет), которой вы будете отправлять электронные документы, и подписать с ней договор. 

Усиленную квалифицированную ЭЦП вы сможете получить только обратившись в аккредитованный удостоверяющий центр ФНС. Вы должны собрать набор документов, в которые входят:

• Заявление.

• Паспорт.

• Снилс.

• ИНН.

Совет для руководителей клиник: работодатель должен организовать централизованное получение сотрудниками электронной подписи. Некоторым будет лень ехать в удостоверяющий центр, а другие просто не захотят этого делать и будут тянуть резину. Назначьте человека, который будет за это отвечать, собирать заявления и копии паспортов. Тогда сотрудники получат электронную подпись не покидая рабочее место.

Список аккредитованных центров вы найдете на Госуслугах. Будьте внимательны — аккредитации могут быть приостановлены, внимательно изучите списки актуальных.  

Преимущества электронной подписи

А может, обойтись без ЭЦП?

Как мы уже говорили, если в вашей клинике все документы до сих пор в бумажном виде, ЭЦП вам не понадобится. Но мы советуем однозначно переводить их в электронный вид — в этом поможет медицинская информационная система Archimed+. Если же все ваши документы уже оцифрованы, присмотритесь к нашим современным решениям и используйте их на благо клиники! 

По всем вопросам внедрения ArchiMed+, работе наших модулей, а также переезда на нашу МИС с других медицинских систем вы можете обратиться по телефону 8 800 301 03 73 или оставить заявку на нашем сайте.