Как провести инвентаризацию в медицинской клинике

Азамат Габсалямов
сооснователь Archimed+

... 01.06.2023

Все организации страны составляют годовую бухгалтерскую отчетность и проводят инвентаризацию. Медицинские учреждения также подвергаются этим малоприятным процедурам. В статье мы раскрыли основные принципы управления запасами в клинике, дали пошаговое руководство и советы для обеспечения бесперебойной работы.     

Инвентаризация нужна, чтобы проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому состоянию организации. Именно в ходе инвентаризации можно выявить избытки или недостачи имущества, получить точную информацию о состоянии объектов, улучшить организацию учета имущества, оценить правильность отражения задолженности и даже найти возможности для сокращения расходов и уменьшения налоговых рисков.

Читайте также: ЭДО для клиники: что это такое, почему стоит перейти на электронные документы и как это сделать

Обязательно ли проводить инвентаризацию

Не всегда. Чуть ниже перечислены все случаи, когда этого требует законодательство. Но что насчет пользы? Какая выгода будет конкретно вашей клинике от проведения инвентаризации? 

«На бумаге» все может выглядеть отлично. Но выяснить, есть ли недостача медицинских препаратов и расходных материалов, в каком фактическом состоянии находится оборудование и есть ли ошибки, которые не отражены в отчетах по задолженностям, можно только сравнив сведения из документов с подтвержденными фактами.

Почему в мед. клинике стоит проводить инвентаризацию:

1. Выявляются излишки или нехватка поставляемых расходников и оборудования. Лекарства и расходники имеют ограниченный срок годности, поэтому так важно исключить расходы из-за заказанных исписанных материалов.

2. Это один из инструментов, который помогает оптимизировать закупки. От этого зависит формирование новых заказов при следующих поставках, поэтому нужно иметь реальную картину того, как обстоят дела с запасами медикаментов.

Читайте также: Система закупок в клинике: как организовать правильно

1. Своевременное пополнение запасов предотвращает задержки в лечении и недовольство клиентов, и соответственно — снижение прибыли.

2. Для соблюдения нормативных требований. К ним относится ведение документации и бухучета, ведение учета медицинского инвентаря, фармацевтических препаратов и т. д.
   
   

Инвентаризация обязательна к проведению в следующих случаях:

• При передаче имущества в аренду, выкупе или продаже.

• Если вы преобразуете государственное или муниципальное предприятие.

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. 

• При смене материально-ответственных лиц.

• При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

• В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. 

• При реорганизации или ликвидации организации. Важно точно знать, что у вас есть, прежде чем принять решения о будущем вашей компании.

Законодательством предусмотрены и иные случаи, в которых инвентаризация обязательна. Медицинские учреждения строго контролируются в том числе и федеральными службами, поэтому лучшее решение — это консультация у профильных юристов.

Как провести инвентаризацию в клинике 

Условно проведение инвентаризации разделяют на несколько этапов:

1 этап, подготовительный:

• Определяем  сроки, согласовываем план действий, распределяем роли между работниками и разрабатываем график работ.

• Определяем потребности мед. клиники в инвентаре, убеждаемся, что к инвентаризации подготовлены складские помещения, где хранится имущество. Само имущество нужно упорядочить в зависимости от назначения, срокам годности и требованиям к хранению, а также обозначить ярлыками и промаркировать.

• Инструктируем и обучим персонал, который будет участвовать в инвентаризации.

• Внимательно проверяем и по необходимости обновляем документацию, связанную с учетом имущества. Записи о приходе и списании имущества должны быть актуальны, а документы, связанные с перемещением и ремонтом имущества, — подготовлены к анализу.

• Подготавливаем необходимые для учета инструменты — счетные листы, сканеры штрих-кодов, excel-таблицы и другие тех. средства.

Маркировка и учет имущества с помощью сканеров и счетных листов

Читайте также: Списание медикаментов в клинике, стационаре, медицинском центре: особенности, правила, программы, оборудование

2 этап, фактический. Проводим и участвуем в технических процессах инвентаризации. Сверяем фактическое количество и состояние имущества и запасов с данными бухгалтерского учета, а также заполняем инвентаризационные описи.

Важно! К имуществу относится и медицинский инвентарь, т.е. инструменты. В силу того, что медицинская клиника может иметь много инструментов, внешне и конструктивно схожих, но имеющих разное предназначение в работе, их учет осложняется. При учете у каждого инструмента должен быть инвентарный номер — если не везде можно физически проставить номер или наклеить ярлык, лучше воспользоваться услугами гравировщика.

3 этап, аналитический. Сопоставляем полученные данные инвентаризационных описей с учетными данными, которые подготовила бухгалтерия. Именно на этом этапе есть 99 % вероятность того, что данные из первичных учетных документов и данные из описей будут расходиться. В этом случае составляются ведомости, выясняются причины несоответствия первичных учетных и фактических данных.

IV этап, заключительный. Предлагаем решения по оптимизации управления инвентарем и запасами, подводим результаты инвентаризации и вносим бухгалтерские записи в учетные регистры.

Закончив инвентаризацию, не забывайте и о других мероприятиях. Проводите регулярные аудиты, просматривайте отчеты о запасах, чтобы выявить тенденции, спрогнозировать будущие потребности и оптимизировать процессы заказа.  

Кто может входить в инвентаризационную комиссию 

1. Председатель комиссии — например, главврач медицинской клиники.

2. Члены комиссии — гл. бухгалтер, работники бухгалтерии, медицинский персонал.

3. Специалисты,  приглашенные для проведения инвентаризации и внутреннего аудита клиники.

Можно отдать определенные процессы на аутсорс специалистам или воспользоваться возможностями медицинской системы Archimed+ — настроить обмен данными с системой маркировки лекарств «Честный знак», выбрать правильную товаро-учетную систему. Совместная работа модуля маркировки с модулем «Склад» позволяет интегрировать складские и торговые операции (приход и списание лекарств), наладить автоматическое формирование документооборота. Вам не нужно три отдельных решения (программа складского учета, программа для маркировки и медицинская информационная система). Весь функционал доступен в программе ArchiMed+.  

Все вопросы касательно модулей МИС ArchiMed+ и помощи в инвентаризации вашей клиники вы можете задать нашим менеджерам по телефону 8 800 301 03 73 или оставив заявку, заполнив форму на нашем сайте чуть ниже статьи.