Система закупок в клинике: как организовать правильно

Система закупок в медицинской клинике — это процесс покупки всего необходимого для ее работы: медицинского оборудования, расходных материалов, медикаментов и т.д. Если система закупок выстроена хорошо, клиника сможет закупать необходимые ресурсы по лучшей цене и на выгодных условиях.

Например, если клиника нуждается в новом оборудовании, то через систему закупок организовывается процесс выбора поставщика, проводятся переговоры и заключается контракт.
Контроль качества товаров и услуг и их своевременное получение от поставщика — это также функции системы закупок.

Централизованная и децентрализованная системы закупок: какую выбрать

Это зависит от выстроенных путей управления, организации процессов и масштаба клиники.

Децентрализованная система закупок предполагает рассчитывать потребности, собирать заявки и формировать заказ для каждой мед. клиники отдельно. Заказчик сам решает, с кем работать, на каких условиях и в каких объемах закупать. Это позволяет не подстраиваться под режим закупок. 

Особенно актуальны сейчас проблемы с изменением условий поставок препаратов из-за границы и изменением законодательства. При такой организации закупок эти проблемы гибко корректируются.

В централизованной системе все наоборот, и она подойдет скорее крупным медучреждениям со сложными выстроенными административными процессами и штатом 1000+ человек. 

Читайте также: Менеджмент в здравоохранении и медицине: как эффективно управлять клиникой или медицинским центром при помощи МИС

Но недостатки — это продолжение достоинств. При централизованных закупках проводится одна процедура уполномоченным органом. Это исключает или снижает транзакционные расходы, а также риски нарушения законодательства о государственных закупках. Также не стоит забывать о профессиональных рисках: всегда можно нарваться на не очень надежного поставщика, который сорвет сроки, и клиника понесет убытки. При централизованных закупках подобные риски минимальны.

Наглядно рассмотрим достоинства и недостатки систем закупок.

Когда работаешь с недобросовестным поставщиком

Централизованная система	Децентрализованная система
Достоинства
Быстрее закрываются потребности в товарах и услугах. Не нужно подстраиваться, сроки устанавливает заказчик.	Удобнее управлять закупочным процессом: контролируется и управляется только один закупочный центр вместо множества;  сокращаются повторяющиеся административные функции.
Можно гибко корректировать процессы, в случае изменения условий поставок и законодательства.	Снижение издержек и количества технических проблем, уменьшение рисков проведения некачественных процедур
Можно сотрудничать с некрупными поставщиками	Можно добиться лучших экономических условий: скидки за опт, сокращение транспортных расходов и другое.
Недостатки
Проблемы с кадрами: необходимо сформировать комиссию по закупкам; затраты рабочего времени сотрудников на закупочные процессы.	Все закупки нужно планировать с учетом запаса времени.
Могут потребоваться дополнительные финансовые вложения: в обучение сотрудников, участвующих в организации закупочных процессов; доп. выплаты сотрудникам, участвующих в процессах, за расширение функциональных обязанностей и объема работ.	Бюрократия и бумажная «волокита». При работе с уполномоченным органом у заказчика увеличивается документооборот.

Давайте рассмотрим, как особенности каждой системы будут отражаться в работе клиники. 

Как ведется процедура закупок в клинике

Упрощенная модель проведения процедуры закупок состоит из 3 этапов:

1. Определяем потребность — собираем заявки и формируем заказ.

2. Выбираем поставщика, заключаем договор.

3. Получаем поставки. Учитываем расходы и планируем будущие поставки.

Как собрать заявки и сформировать заказ

Сперва определяются потребности в расходниках, препаратах и др. Казалось бы, ничего сложного: медсестра откроет ящик, посмотрит, что закончилось и что нужно докупить, составит список и оформит заказ. В небольших мед. учреждениях это распространено. Но и здесь можно наделать ошибок.

Например, при такой сверке «на глаз» иногда происходит следующее: старшая медсестра, которая отвечает за закупки, неправильно определила нужное количество расходников, а в следующем месяце новых пациентов приходит больше. Соответственно, и расходников понадобится больше. И из-за их отсутствия придется сдвигать график записей, а клиника будет нести убытки. 

С другой стороны, такое случается нечасто. Если внимательно формировать заказ таким способом, у него тоже есть преимущества:

1. Не нужно тратить ресурсы на контроль и учет.

2. Не будет простоя склада в случае падения спроса.

Для маленьких клиник с небольшим оборотом это хороший рабочий способ, когда за закупки отвечает один квалифицированный специалист.

В небольшой клинике за закупки может отвечать один сотрудник

Как выбрать поставщика

Редко у заказчика в моменте будет работать «сарафанка» среди клиентов или поставщиков. Поэтому нужно еще в процессе открытия нарабатывать базу и вести переговоры. И в плане выбора поставщика все индивидуально: если заказчику сразу удастся выйти на проверенного человека, с качественным товаром и нормальными ценами по рынку — почему бы не сотрудничать постоянно? В долгосрок всегда можно выбить лучшие условия (скидку, комфортные сроки и т. д).

С другой стороны, можно устраивать своего рода тендер: кто лучше предложит, с тем в этом месяце и работаем. Этот вариант тоже приемлем и даже может быть экономически выгоден, но давайте остановимся на постоянном сотрудничестве.

Почему иметь постоянного поставщика — это хорошо? Так вы развиваете доверие и партнерство между клиникой и поставщиком. В бизнесе, да и в жизни вообще, иметь отношения, в которых вас выручат или пойдут на уступки — крайне важно, если не бесценно. Потому что если в стране будет нестабильное положение в поставках, ни один случайный поставщик не рванется вам помогать закрыть потребность в расходниках и оборудовании. А вот постоянные — вполне возможно.

Читайте также: Поставщики медицинского оборудования и медизделий: где найти, как выбрать, топ-5 проверенных поставщиков

Как учитываются расходы и планируются следующие поставки

Идеальный вариант: клиника ведет полный учет расходников и оборудования, в том числе и списанного. Благодаря этому есть понимание, на что идут деньги и как оптимизировать траты, планируется бюджет — неожиданных трат становится в разы меньше. Повышается экономическая эффективность клиники.

К этому варианту должны стремиться все (почти) организации. Исключением могут быть локальные маленькие учреждения — например, стоматологическая клиника до 10 работников. Нужно вести учет и составлять план, но уже не в такой строгой, а в более упрощенной форме. Например, назначить ответственной старшую медсестру с дневником-отчетом. Этого будет вполне достаточно.

Что такое персонифицированное списание лекарственных препаратов и как работает

Если кратко и понятно, то списание препаратов происходит только в момент их выдачи и/или потребления пациентами. 

Пример: при предъявлении индивидуального рецепта от врача пациенту выдается необходимое количество лекарства, указанного в рецепте. Если у пациента есть аллергия или противопоказания, фармацевт заменяет его на безопасный аналог. Только после этого препарат считается списанным. 

Для ведения персонифицированного учета мед. персонал ставит отметки о выдаче препаратов пациентам. И для точного определения стоимости препаратов нужно обеспечить учет по партиям — как на уровне старшей медсестры, так и на постах (кабинетах). Штрихкоды – это наиболее простой способ вести учет. Упаковки с лекарственными препаратами дополнительно маркируются штрихкодами. В то же время на всех постах (кабинетах) устанавливаются сканеры, где и ведется учет.

Выглядит сложно, но вот что такой учет дает:

1. Наиболее эффективный учет расходников и трат. Соответственно, лучший план закупок.

2. Повышение безопасности пациентов за счет уменьшения количества ошибок при медикаментозном лечении.

3. Обоснование тарифа на мед. услуги.

Читайте также: Автоматизация поликлиники: что это, зачем нужно, инструменты

Чем поможет МИС 

В МИС ArhiMed есть товароучетная программа. Работает стандартно: на балансе видно остатки со склада, а при продаже с них автоматически списывается препарат/расходник/СИЗ и так далее. То есть всегда видны актуальные складские остатки, даже считать вручную ничего не придется. Нужно только периодически проводить инвентаризации, что тоже можно сделать при помощи «товароучетки».

Все вопросы по автоматизации клиники, медицинского центра или стационара вы можете задать нашим менеджерам, позвонив по бесплатному телефону 8 800 301 03 73, написав нам в соцсетях или оставив заявку на сайте.