Система закупок в медицинской клинике — это процесс покупки всего необходимого для ее работы: медицинского оборудования, расходных материалов, медикаментов и т.д. Если система закупок выстроена хорошо, клиника сможет закупать необходимые ресурсы по лучшей цене и на выгодных условиях.
Например, если клиника нуждается в новом оборудовании, то через систему закупок организовывается процесс выбора поставщика, проводятся переговоры и заключается контракт.
Контроль качества товаров и услуг и их своевременное получение от поставщика — это также функции системы закупок.
Это зависит от выстроенных путей управления, организации процессов и масштаба клиники.
Децентрализованная система закупок предполагает рассчитывать потребности, собирать заявки и формировать заказ для каждой мед. клиники отдельно. Заказчик сам решает, с кем работать, на каких условиях и в каких объемах закупать. Это позволяет не подстраиваться под режим закупок.
Особенно актуальны сейчас проблемы с изменением условий поставок препаратов из-за границы и изменением законодательства. При такой организации закупок эти проблемы гибко корректируются.
В централизованной системе все наоборот, и она подойдет скорее крупным медучреждениям со сложными выстроенными административными процессами и штатом 1000+ человек.
Читайте также: Менеджмент в здравоохранении и медицине: как эффективно управлять клиникой или медицинским центром при помощи МИС
Но недостатки — это продолжение достоинств. При централизованных закупках проводится одна процедура уполномоченным органом. Это исключает или снижает транзакционные расходы, а также риски нарушения законодательства о государственных закупках. Также не стоит забывать о профессиональных рисках: всегда можно нарваться на не очень надежного поставщика, который сорвет сроки, и клиника понесет убытки. При централизованных закупках подобные риски минимальны.
Наглядно рассмотрим достоинства и недостатки систем закупок.
Когда работаешь с недобросовестным поставщиком
Централизованная система |
Децентрализованная система |
Достоинства |
|
Быстрее закрываются потребности в товарах и услугах. Не нужно подстраиваться, сроки устанавливает заказчик. |
Удобнее управлять закупочным процессом:
|
Можно гибко корректировать процессы, в случае изменения условий поставок и законодательства. |
Снижение издержек и количества технических проблем, уменьшение рисков проведения некачественных процедур |
Можно сотрудничать с некрупными поставщиками |
Можно добиться лучших экономических условий: скидки за опт, сокращение транспортных расходов и другое. |
Недостатки |
|
Проблемы с кадрами:
|
Все закупки нужно планировать с учетом запаса времени. |
Могут потребоваться дополнительные финансовые вложения:
|
Бюрократия и бумажная «волокита». При работе с уполномоченным органом у заказчика увеличивается документооборот. |
Давайте рассмотрим, как особенности каждой системы будут отражаться в работе клиники.
Упрощенная модель проведения процедуры закупок состоит из 3 этапов:
Определяем потребность — собираем заявки и формируем заказ.
Выбираем поставщика, заключаем договор.
Получаем поставки. Учитываем расходы и планируем будущие поставки.
Сперва определяются потребности в расходниках, препаратах и др. Казалось бы, ничего сложного: медсестра откроет ящик, посмотрит, что закончилось и что нужно докупить, составит список и оформит заказ. В небольших мед. учреждениях это распространено. Но и здесь можно наделать ошибок.
Например, при такой сверке «на глаз» иногда происходит следующее: старшая медсестра, которая отвечает за закупки, неправильно определила нужное количество расходников, а в следующем месяце новых пациентов приходит больше. Соответственно, и расходников понадобится больше. И из-за их отсутствия придется сдвигать график записей, а клиника будет нести убытки.
С другой стороны, такое случается нечасто. Если внимательно формировать заказ таким способом, у него тоже есть преимущества:
Не нужно тратить ресурсы на контроль и учет.
Не будет простоя склада в случае падения спроса.
Для маленьких клиник с небольшим оборотом это хороший рабочий способ, когда за закупки отвечает один квалифицированный специалист.
В небольшой клинике за закупки может отвечать один сотрудник
Редко у заказчика в моменте будет работать «сарафанка» среди клиентов или поставщиков. Поэтому нужно еще в процессе открытия нарабатывать базу и вести переговоры. И в плане выбора поставщика все индивидуально: если заказчику сразу удастся выйти на проверенного человека, с качественным товаром и нормальными ценами по рынку — почему бы не сотрудничать постоянно? В долгосрок всегда можно выбить лучшие условия (скидку, комфортные сроки и т. д).
С другой стороны, можно устраивать своего рода тендер: кто лучше предложит, с тем в этом месяце и работаем. Этот вариант тоже приемлем и даже может быть экономически выгоден, но давайте остановимся на постоянном сотрудничестве.
Почему иметь постоянного поставщика — это хорошо? Так вы развиваете доверие и партнерство между клиникой и поставщиком. В бизнесе, да и в жизни вообще, иметь отношения, в которых вас выручат или пойдут на уступки — крайне важно, если не бесценно. Потому что если в стране будет нестабильное положение в поставках, ни один случайный поставщик не рванется вам помогать закрыть потребность в расходниках и оборудовании. А вот постоянные — вполне возможно.
Читайте также: Поставщики медицинского оборудования и медизделий: где найти, как выбрать, топ-5 проверенных поставщиков
Идеальный вариант: клиника ведет полный учет расходников и оборудования, в том числе и списанного. Благодаря этому есть понимание, на что идут деньги и как оптимизировать траты, планируется бюджет — неожиданных трат становится в разы меньше. Повышается экономическая эффективность клиники.
К этому варианту должны стремиться все (почти) организации. Исключением могут быть локальные маленькие учреждения — например, стоматологическая клиника до 10 работников. Нужно вести учет и составлять план, но уже не в такой строгой, а в более упрощенной форме. Например, назначить ответственной старшую медсестру с дневником-отчетом. Этого будет вполне достаточно.
Если кратко и понятно, то списание препаратов происходит только в момент их выдачи и/или потребления пациентами.
Пример: при предъявлении индивидуального рецепта от врача пациенту выдается необходимое количество лекарства, указанного в рецепте. Если у пациента есть аллергия или противопоказания, фармацевт заменяет его на безопасный аналог. Только после этого препарат считается списанным.
Для ведения персонифицированного учета мед. персонал ставит отметки о выдаче препаратов пациентам. И для точного определения стоимости препаратов нужно обеспечить учет по партиям — как на уровне старшей медсестры, так и на постах (кабинетах). Штрихкоды – это наиболее простой способ вести учет. Упаковки с лекарственными препаратами дополнительно маркируются штрихкодами. В то же время на всех постах (кабинетах) устанавливаются сканеры, где и ведется учет.
Выглядит сложно, но вот что такой учет дает:
Наиболее эффективный учет расходников и трат. Соответственно, лучший план закупок.
Повышение безопасности пациентов за счет уменьшения количества ошибок при медикаментозном лечении.
Обоснование тарифа на мед. услуги.
Читайте также: Автоматизация поликлиники: что это, зачем нужно, инструменты
В МИС ArhiMed есть товароучетная программа. Работает стандартно: на балансе видно остатки со склада, а при продаже с них автоматически списывается препарат/расходник/СИЗ и так далее. То есть всегда видны актуальные складские остатки, даже считать вручную ничего не придется. Нужно только периодически проводить инвентаризации, что тоже можно сделать при помощи «товароучетки».
Оставьте заявку и получите подробный разбор бизнес-процессов вашей клиники
Наши консультанты покажут все возможности системы ArchiMed+ и ответят на ваши вопросы