ЭДО для клиники: что это такое, почему стоит перейти на электронные документы и как это сделать

Илья Анфиногенов
директор Archimed+

... 21.03.2023

Совсем недавно мы писали статью о цифровой медицине и мимолетно коснулись темы электронного документооборота. Решили, что об этом направлении нужно рассказать подробнее, ведь это облегчает работу врачей и руководства.

Так и сделали — в новой статье рассказали, что такое электронный документооборот, почему каждой клинике стоит перейти с бумажных документов на электронные. А также  сделали пошаговую инструкцию, как это сделать.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это обмен данными между клиникой и внешними адресатами в электронном формате. Сами же электронные документы нужны для того, чтобы сделать работу эффективной, прибавить поток пациентов и автоматизировать работу клиники. 

В чем плюсы:

• Быстрое заполнение документов.

• Быстрый доступ к архиву.

• Создание отчетов о работе клиники.

• Возможность контролировать работу сотрудников.

Почему стоит перейти на электронные документы

Сейчас практически все клиники переходят с бумажных документов на электронные — это намного удобнее, чем заполнять отдельно каждый бланк и слушать выговор от начальника за одну потерянную бумажку. Но существуют врачи, которые категорически отказываются принимать новые технологии. Вам стоит поскорее переубедить их по нескольким причинам:

1. Требования государства. Число документов, которое должны быть только в электронном виде, растет с каждым годом. Сотрудникам лучше учиться работать с ними сразу, чем потом осваивать огромное количество новой информации.

2. ЭЦП. Теперь каждый сотрудник обязан иметь личную электронную подпись для заверения электронных документов. Представим ситуацию: вам прислали электронный документ, который нужно подписать. И вместо того, чтобы сразу поставить электронную подпись, вы вынуждены напечатать этот документ, подписать его и каким то образом перенести обратно в электронный вид. Как думаете, что удобнее?

3. Польза для пациентов. Никому не хочется несколько раз ходить в клинику, чтобы получить результаты анализов или справку. Намного удобнее получить всю информацию на электронную почту или в личные сообщения мессенджера.

4. Польза для партнеров. Почти каждая клиника обменивается данными с лабораториями и партнерами. И не каждому сотруднику захочется ездить на другой конец города, чтобы передать все документы другой клинике, если можно отправить их в электронном виде.

5. Автоматизация работы. Работу исключительно с бумажными документами теоретически можно представить у небольшой клиники с маленьким потоком пациентов — бумаг не так много, да и лаборатория рядом. Но если у вас крупный медицинский центр, где в день нужно заполнять более 100 документов, без перехода в электронный формат не обойтись.

Бизнес-процессы документооборота

Читайте также: Медицинские бланки: какие бывают, где взять и почему электронные бланки удобнее бумажных

Преимущества ЭДО в клинике

Мы уже не раз говорили, что электронный документооборот нужен для того, чтобы облегчить жизнь как сотрудникам, так и клиентам. Но какие еще преимущества есть у ЭДО? Сейчас расскажем.

• Вы можете отправлять информацию о сотрудниках и пациентах в надзорные органы онлайн.

• Врач будет уделять большинство времени клиенту, а не заполнению бланков.

• Из-за предыдущего пункта в клинике почти не будет очередей.

• Врачи могут легко обмениваться данными с другими клиниками, просто открыв доступ к своей информации.

• Ведя электронную медицинскую карту пациента, он сможет в любой момент посмотреть на выписанный рецепт или уточнить диагноз.

Но есть ли в работе с ЭДО недостатки? Честно говоря, трудности могут возникнуть только в том случае, если врачи не умеют и не хотят работать в этой системе. Сделайте условия работы комфортными и разрешите сотрудникам начинать с малого — например заполнять только медицинскую карту в электронном виде. 

Читайте также: Успеть за 3 недели: как внедрить МИС, доработать ее под себя, да еще и обучить сотрудников

Когда все поймут, что работать так намного быстрее и удобнее, можно переключаться на полную замену бумажных документов электронными.

Преимущества ЭДО для бизнеса

Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Решились перейти на ЭДО? Сейчас подробно расскажем, как это сделать.

Шаг 1. Учетная политика.

Нужно ли менять данные в учетной политике, с поправкой о том, что документы могут находиться в электронном виде? Да, это нужно сделать. Но после этого электронные документы должны будут заверяться только электронной цифровой подписью.

Шаг 2. Кто будет отвечать за документооборот?

Соберитесь с рабочим коллективом и решите, кто будет подписывать или редактировать документы. Если этого не сделать, врачи будут перекладывать ответственность на друг друга и порядка в работе не будет.

Шаг 3. Как выбрать оператора ЭДО?

• Оператор должен иметь необходимые лицензии и быть одобренным ФНС.

• У оператора должна быть хорошая репутация и опыт работы. Об этом можно узнать по отзывам.

• Подходит ли вам именно этот оператор и каким способом он работает.

• Узнайте с каким оператором работают ваши партнеры или конкуренты.

Из хороших операторов мы можем посоветовать:

• Контур.Диадок.

• СБИС.

• Точка.

• Электронный документооборот. Сбербизнес.

• ELMA ECM+.

Как работает оператор ЭДО

Шаг 4. Как получить ЭЦП?

Чтобы заверять электронные документы, сотрудники должны иметь квалифицированную электронную подпись. О том как ее получить и кому она нужна, мы подробно рассказали в отдельной статье.

Читайте статью: Электронная цифровая подпись для медиков: что такое, зачем нужна ЭЦП, как получить

Шаг 5. Определитесь как вы будете работать с ЭДО.

Вы можете работать с электронными документами через специальные сервисы и программы. Также у многих сервисов есть возможность сразу выбрать подходящего оператора.

Но достаточно неудобно сидеть в нескольких сервисах сразу. В первой вкладке сайт клиники, во второй медицинская информационная система, а в третьей — сервис с вашим оператором ЭДО. Намного проще видеть все в одном месте. Наша МИС ArchiMed+ упрощает документооборот и полностью автоматизирует все рабочие процессы.

Все вопросы по автоматизации клиники, медицинского центра или частного кабинета врача вы можете задать нашим менеджерам, позвонив по бесплатному телефону 8 800 301 03 73 или оставив заявку на сайте.