Аудит клиники: что это такое и как правильно провести — особенности, советы, распространенные ошибки

Илья Анфиногенов
директор Archimed+

... 13.06.2023

Аудит клиники — это «взгляд со стороны» и обратная связь на работу медучреждения. В любом деле получение полной и подробной обратной связи — это мощнейший толчок к развитию и улучшению бизнеса. Но далеко не все владельцы мед. клиник проводят аудиторские проверки. Почему? Расскажем в новой статье.

Сразу после открытия, когда процессы и принципы работы клиники еще не выстроены четко, проведение аудита ничего не даст, просто нечего оценивать.  А уже после ее открытия и нескольких лет работы важность проведения полного аудита «замыливается» — кажется, что и так все хорошо работает. Узнали себя?

Рассмотрим, почему клиники должны проводить аудиты, для чего они нужны и как получить от них максимальную пользу.

Что говорит закон о проведении аудита клиники

В законодательстве РФ отсутствует прямая статья или пункт, который бы четко указывал на обязательность проведения аудита для медицинских клиник. Однако требования к его проведению могут быть предусмотрены в нормативных актах и документах, определяющих стандарты качества и безопасности деятельности медицинских организаций в России. 

Аудиторская проверка, в том числе и документации, помогает клинике придерживаться законодательства и нормативных актов. Федеральный закон «О здравоохранении граждан в Российской Федерации» (№ 323-ФЗ) — основной законодательный акт, регулирующий деятельность медицинских организаций. В этом законе содержатся общие требования к качеству оказания мед. помощи и безопасности пациентов, но непосредственно о проведении аудита в нем не говорится.

Читайте также: Требования к медицинским сайтам с точки зрения законодательства

Нужен ли вашей организации обязательный аудит?

Несмотря на то, что закон вас непосредственно не обязывает, во избежание рисков при проверках федеральных служб рекомендуется хотя бы раз провести полный аудит медицинской клиники.

Читайте также: ЭДО для клиники: что это такое, почему стоит перейти на электронные документы и как это сделать

Зачем нужен аудит клинике

Аудиторская проверка поможет в развитии и оптимизации клиники, как мы уже говорили выше. Остановимся на этом поподробнее.

Повышение операционной эффективности

Аудиты дают полное представление о процессах в клинике, позволяя выявить неэффективность и оптимизировать ее работу. Анализируются отдельные аспекты: составление расписания приема, ведение истории болезни, инвентаризация и выставление счетов и многое другое. Такая проверка поможет обнаружить области, которые особенно страдают, и их автоматизация может значительно повысить эффективность и снизить риски, сэкономив время и ресурсы.
Очень часто не замечаются мелкие нюансы, которые влияют на процессы и результат. И наоборот: закопавшись в детали, можно не заметить «большого слона в комнате». В обоих случаях в ходе аудиторской проверки такие моменты вытащат наружу и подскажут, как в конкретном случае это оптимизировать.

Улучшение качества обслуживания пациентов

Аудиты служат ценным инструментом для оценки качества предоставляемых услуг и удобства их использования для пациентов. 

Как получить обратную связь по качеству услуг:

1. Проведите опросы, изучите отзывы пациентов.

2. Проанализируйте медицинские записи, рассмотрите жалобы, если такие имеются.

3. Используйте анкеты, чек-листы и любые другие форматы, чтобы получить обратную связь

Читайте также: Как клинике работать с негативными отзывами: советы, особенности, лайфхаки

Старший персонал, врачи и заведующие медицинской клиникой могут и не догадываться об упущениях, которые есть в операционных процессах. И это не их вина. Если не налажена возможность пациента быстро и удобно для него оставить отзыв, заполнить форму обратной связи и т. д., то как же выявить эти упущения? Негативные пробелы в обслуживании, ошибки человеческого фактора очень часто выявляются и исправляются только в ходе таких аудиторских проверок. 

Если в вашей регистратуре дела обстоят так — вам точно нужен аудит!

Как провести аудит клиники 

Аудит может проводиться полностью или выборочно: проверка документации и финансовой отчетности, аудит «операционки», аудит на соответствие законодательству и др. При любом из них есть пошаговый план действий.

1. Определите цели аудита. Начните с четкого определения конкретных целей и задач процесса аудита. Это как раз о том, какой аудит вам нужен (см. выше).

2. Определите масштаб аудита. Принимайте во внимание размер клиники и ее продуктовый портфель, а также потенциальные области риска.

3. Выделите бюджет. Для проведения тщательного и эффективного аудита запланируйте заранее финансовые затраты.

4. Обсудите и утвердите сроки. Установите реалистичные сроки для процесса аудита, включая этапы планирования, полевых работ, анализа и подготовки отчета.

Пошаговый план проведения аудита в организации

Ниже представлен аудит моделей платных услуг в медицинских клиниках.

Ключевые области аудита: 

• Выставление счетов и управление претензиями: оцените эффективность процессов выставления счетов, включая подачу заявлений и отслеживание возмещения и управление отказами.

• Управление доходным циклом: оцените цикл получения доходов клиники, начиная с планирования приема и заканчивая сбором окончательной оплаты, выявляя потенциальную неэффективность и утечку доходов.

• Соответствие документации: проверьте соответствие медицинских записей и документации требованиям законодательства, обеспечивая надлежащее обоснование оказанных услуг.

• Соблюдение договоров страхования: проверьте соблюдение клиникой договорных соглашений со страховыми компаниями, включая тарифные сетки, процессы предварительной авторизации и требования к подаче претензий.

Читайте также: Как частным клиникам работать в ДМС

Ошибки аудита: на что обратить внимание

1. Персонал не принимает участия в аудите. Частая проблема, а ведь именно сотрудники учреждения непосредственно вовлечены в работу и обладают знаниями о проблемах и их решениях в отдельных областях, которые бывают недоступны руководству.

2. Неадекватное планирование и распределение ресурсов. Адекватное планирование – это оговоренные и установленные сроки и четкое распределение обязанностей, где один человек подготовит отчеты, а другой в свою очередь — займется проверкой соответствие документации требованиям законодательства и так далее. 

Читайте также: Менеджмент в здравоохранении и медицине: как эффективно управлять клиникой или медицинским центром при помощи МИС

1. Пренебрежение к документированию результатов аудита. Нужно ли объяснять, что без четкого фиксирования выявленных проблем и отслеживания их решений любой аудит бесполезен? Конечно, в моменте вы сможете решить некоторые проблемы и «залатать дыры», но в долгосрочной перспективе вся эффективность аудита теряется.

Медицинская информационная система поможет вам в любое время посмотреть все отчеты по работе клиники, оценить эффективность каждого сотрудника, выявить слабые места и определить точки роста.  

Все вопросы по автоматизации клиники, медицинского центра или стационара вы можете задать нашим менеджерам, позвонив по бесплатному телефону 8 800 301 03 73, написав нам в соцсетях или оставив заявку на сайте.