Внедрение медицинской информационной системы: подводные камни и трудности

Илья Анфиногенов
директор Archimed+

... 17.02.2020

Если посмотреть на внутреннюю кухню любой клиники, станет ясно, что ее работа состоит в постоянном документообороте, в котором электронная составляющая год от года все более доминирует над бумажной. Все давно привыкли к тому, что существует электронная запись к врачу, электронная карта пациента и т.п. А скоро никого не будет удивлять и то, что в личном кабинете пациенты будут видеть полную историю болезни со всеми назначениями, заключениями и обследованиями.

Между тем клиники, внедряющие у себя МИС впервые, получают «в нагрузку» некоторые проблемы, причем большинство из них не зависят ни от профиля конкретного учреждения, ни от его размеров.

В этой статье мы рассказываем обо всех трудностях и подводных камнях внедрения МИС.

Проблема первая: для чего мы внедряем МИС?

Руководитель был на профильной выставке и что-то увидел, требования законодательства подталкивают клинику к ответственным мерам… и вот уже он поручает главврачу, маркетинговому отделу и сисадмину сделать все, чтобы медицинская информационная система «стояла у нас уже к концу месяца». При этом и он сам, и ответственные лица лишь на уровне «надо, так надо» понимают, для чего она им нужна.

Отсюда простой вывод: прежде всего клинике нужна глубокая аналитическая работа, чтобы выявить, какие проблемы существуют в ее работе, что нужно внедрить, от чего избавиться, где надо ускорить работу и т.п. Крайне важно понять, какие бизнес-процессы и как может автоматизировать внедрение МИС в перспективе. Только когда определены все бизнес-процессы, составлена карта путешествий пациента (CJM), можно серьезно планировать мероприятия по установке соответствующего ПО.

Проблема вторая: давайте установим сразу всё!

Любая МИС в 2020 году, в том числе и Archimed+, имеет широчайшие функциональные возможности. Появляется ложная убежденность, что весь его нужно обязательно попробовать и проработать. Это оборачивается тем, что часть функций вообще никак не коррелирует с процессами конкретной клиники, еще часть нуждается в серьезной доработке. Не забываем и о людях: они просто не понимают, как работать с функциями МИС. Что имеем в итоге? Поставщик МИС будет длительное время дорабатывать ПО под нужды клиента, а это серьезные затраты времени, труда и денег.

Каков выход? Просто внедрять систему по частям: например, в Archimed+ есть  модули «Касса», «Врач», «Регистратура» и т.п.:

1. Определяем первостепенный бизнес-процесс.

2. Выбираем под него модуль с нужным функционалом.

3. Внедряем.

Далее повторяем по той же трехшаговой схеме.

Проблема третья: считать цену самым важным критерием выбора

Слишком высокая или подозрительно низкая цена на МИС – не гаранты того, что вы будете иметь дело с качественным ПО и без проблем внедрите его в свою клинику.

«Скупой платит дважды» – это именно про то, когда вы приобретаете дешевую систему и получаете нулевую информационную и / или техническую поддержку со стороны подрядчика. «Дорого – значит хорошо» может обернуться тем, что громоздкая и потрясающая своими возможностями МИС обернется постоянными неявными тратами (смотрим вторую проблему) или с ней намучаются и откажутся работать и сотрудники, и руководство. Как после этого убедить их сменить одну МИС на другую - отдельная история.

Короткий вывод: ценовой вопрос должен рассматриваться тогда и только тогда, когда у вас есть короткий список МИС, которые идеально подходят вашему бизнесу, а не огромный перечень предложений, 90% из которых априори не про вас. 

Проблема четвертая: а кто будет за это отвечать?

Она возникает абсолютно в любой цепочке взаимоотношений «начальник-подчиненные». Итак, руководители частенько накладывают ответственность за внедрение МИС на главного врача или персонал клиники. Законный вопрос – а обладают ли они компетенцией, чтобы ее нести?

Получается все довольно предсказуемо: все кругом виноваты в провале и бесконечных доработках, МИС отвратительная и надо возвращаться к бумагам и табличкам в «Экселе». Требовать же с подрядчика отвечать за работу МИС – не самая лучшая идея, потому что он едва ли сможет контролировать персонал.

Есть выход из положения – назначить человека из штата. Настолько компетентного, чтобы его мнение и советы были практически законом для медперсонала. Задача руководителя, главного врача, сисадмина – всячески ему помогать и где надо проявлять жесткость, если персонал противится внедрению МИС.

Проблема пятая: близкая к нулевой мотивация персонала

Явный или скрытый саботаж со стороны персонала – вещь вполне себе приличная, особенно в государственных медицинских учреждениях (там это лишняя головная боль и необходимость учиться работе с МИС).

В частных клиниках люди начинают опасаться, что теперь будет тотальный контроль за их работой, в результате – штрафы и потери в ЗП. Результат один: система устанавливается, устанавливается, но никак не может до конца установиться. Врачи тут порой идут впереди всех остальных: у них прием и совсем не до того, чтобы заполнять компьютерные формы.

Выход – доносить до людей преимущества МИС, главное из которых – автоматизация работы.  Меньше рутинных операций → увеличение дохода → рост по ЗП. В качестве мер стимуляции можно ввести премии за быстрое внедрение, повышение результативности работы. Достаточно показать людям выгоды внедрения МИС, и дело сдвинется с мертвой точки.

Проблема шестая: а что у нас с инфраструктурой?

Это кажется фантастикой, но руководитель может потребовать внедрить МИС, когда парк компьютерного оборудования и организационной техники устарел уже настолько, что едва справляется с текущей нагрузкой. Что говорить том, когда вся клиника не объединены локальной вычислительной сетью, а доступ в интернет есть только у руководителя и пары сотрудников… И все, работа встает намертво, потому что ни один уважающий себя подрядчик не будет ставить МИС там, где это технически невозможно сделать нормально.

В результате уходит время на закупку оборудования, его установку, настройку и т.п. Время идет, расходы растут, прибыли пока не видно, мотивация работать с МИС приближается к отрицательному значению.

Вывод: ЗАРАНЕЕ подумать о решении такого рода проблем. Как минимум необходимо попросить поставщика МИС оценить и документально обосновать готовность или неготовность клинике к установке системы. И как только будет получено экспертное заключение, приобрести все недостающее оборудование.

Проблема седьмая: а что там после внедрения?

Итак, МИС в вашей клинике установлена, все настроено и работает. Работает месяц-другой, а потом от нее тихо-мирно отказываются. Руководство в ярости и с удвоенной силой винит всех и вся в нежелании и неумении работать с системой. Подрядчик получает претензии типа «ваша МИС нам не подходит».

Потом выясняется, что никто не анализировал работу системы, не сравнивал, насколько возросла эффективность работы, какие были отмечены сложности в работе (например, непонятные элементы интерфейса, особенности загрузки или выгрузки документов и т.п.). Мы говорили, что должна быть ЦЕЛЬ внедрения. Допустим, она состояла в автоматизации и повышении работы регистратуры. В таком случае требуется измерить показатели работы регистратуры ДО и ПОСЛЕ внедрения системы с поправкой на то, что сотрудники первое время адаптируются к работе с МИС.

Подведем итоги

Учитывайте пять моментов, которые помогут максимально упростить внедрение медицинской информационной системы в вашей организации:

1. Определитесь,  какие бизнес-процессы вашего предприятия в первую очередь требуется автоматизировать. Поймите, для чего вам МИС.

2. Доведите количество и качество компьютерной и оргтехники клиники до того состояния, когда можно будет сразу установить и настроить МИС на нужное количество рабочих мест и функционал.

3. Заранее обсудите с коллективом, почему и для чего вы внедряете МИС. Назначьте ответственного сотрудника.

4. Анализируйте работу МИС, сравнивайте, что изменилось с момента ее внедрения.

5. Общайтесь с подрядчиком. Адекватный разработчик никогда не оставит вас без информационной и технической поддержки.

Любые ваши замечания и пожелания для него – ценнейшая информация, которая позволит развивать свой продукт.