ERP-системы для медицины: как устроены, зачем нужны, как выбрать и внедрить подходящую вашей клинике программу

Илья Анфиногенов
Илья Анфиногенов
директор Archimed+
... 08.12.2022
ERP-системы для медицины: как устроены, зачем нужны, как выбрать и внедрить подходящую вашей клинике программу

Комплексные решения — устойчивый тренд последних лет. Зачем покупать несколько программ для автоматизации клиники, если можно обойтись одним продуктом от одного разработчика? Именно эти задачи и решают медицинские ERP (enterprise resource planning)-системы, о них и поговорим в новой статье нашего блога.

Что такое ERP-система

Понятие и смысл термина лучше объяснить на примере. У любой современной клиники есть несколько участков работы, которые нужно автоматизировать. Например, коммуникации с пациентами и клиентские базы автоматизируют при помощи CRM-системы, складскими остатками управляют при помощи товароучетных программ, бухгалтерию заводят в 1С и так далее.

К чему это приводит? Да к тому, что у вас несколько подрядчиков, несколько программ, разные службы технической поддержки и прочее. А самое главное — вы управляете клиникой не в режиме одного окна, а в разных сервисах. Захотел руководитель посмотреть финансовые отчеты — идет в 1С. Нужно оценить эффективность администраторов — в CRM. Это неудобно, долго и непродуктивно.

ERP-система (или МИС — медицинская информационная система) — это единая среда для управления клиникой. В ней есть модули для автоматизации всех участков работы: рабочие места врачей, бухгалтерия, склад, выгрузка данных в государственные сервисы, сторонние лаборатории и так далее.

Кому нужна медицинская ERP-система

Ошибкой было бы считать, что такая программа нужна только крутым клиникам, медицинским центрам и сетевикам. Автоматизировать можно и нужно любую клинику и даже небольшой частный медицинский кабинет. Дело в том, что хорошие медицинские системы не покупаются целиком со всем возможным функционалом, а собираются, словно конструктор из блоков.

Если вам нужно автоматизировать только регистратуру, нет проблем: вы оплачиваете только модуль «Регистратура» и пользуетесь исключительно им. Захотелось автоматизировать рабочие места специалистов — тоже нет проблем: просто покупаете модуль «Врач», внедряете его и продолжаете работать. 

Таким образом, ERP-система может масштабироваться вместе с клиникой по мере ее роста. Это сейчас у вас частный кабинет врача, а завтра вы вполне можете дорасти до целой сети. И лучше внедрить медицинскую программу сразу, когда клиника только открылась. 

Плюсы и минусы ERP-систем для клиники

Плюсы:

  • Управление всеми участками работы в режиме одного окна, в одной программе

  • Один подрядчик, одна техподдержка.

  • Широкие возможности для масштабирования.

  • Гибкие настройки: подключение и отключение модулей, дополнительных функций, доработки под специфику клиники.

  • Одно решение для всех задач по автоматизации.

  • Удобное и более безболезненное внедрение: установить одну программу и обучить работе в ней сотрудников проще, чем несколько программ.

Минусы:

  • Если у вас сломалась система, не работает вообще ничего. 

  • Если выбрать неподходящую ERP-систему, там может не оказаться модулей, которые нужны именно вашей клинике.

Как выбрать ERP-систему для клиники

На российском рынке медицинских информационных систем несколько десятков программ. Большой выбор — это хорошо, но есть риск запутаться в многообразии предложений. Каждому ЛПУ нужна своя система: небольшой стоматологии — недорогая и простая, сети клиник — продвинутая и многоуровневая.

Приведем основные критерии выбора ERP-системы для клиники:

  • Соотношение функционала и цены. Программа должна обеспечивать широкие возможности за разумную стоимость.

  • Набор необходимых инструментов. В обязательном порядке должны быть модули для врача, медрегистратора, руководителя. Желательно наличие интеграций с лабораториями, сервисами онлайн-записи на прием, федеральными сервисами (ЕГИСЗ, Национальная система маркировки и так далее).

  • Облако или коробка. Большинство хороших программ коробочные, то есть устанавливаются на компьютер клиники. Это обусловлено законодательством в сфере защиты персональных данных и техническими особенностями. Поэтому советуем внедрять коробочные медицинские информационные системы, например ArchiMed+.

  • Интерфейс. Простой, удобный, интуитивно понятный. Не забывайте, что пользоваться программой будут в том числе немолодые врачи и фельдшера, которые привыкли работать по старинке. Работать с программой им должно быть удобнее, чем без нее.

  • Время внедрения. Чем быстрее, тем лучше. Специалисты ArchiMed+ внедряют программу очень быстро — от двух недель.

Подробно о том, как выбрать медицинскую информационную систему, можно почитать в этой статье, а рейтинг лучших медицинских программ вы найдете здесь

Мы рекомендуем внедрять медицинскую информационную систему до открытия клиники, и запускаться с уже работающей программой. Подход «откроюсь и поработаю сначала без МИС и посмотрю, нужна ли она” не годится и вот почему:

  • Вы с первого пациента начнете вести клиентскую базу и заносить ее в МИС. Не придется потом спешно переносить информацию из журналов и таблиц в программу, теряя время.

  • Будет время обкатать программу и обучить персонал, а не делать это походу, отвлекаясь от основной работы.

  • Ваша клиника опередит конкурентов, которые до сих пор думают, внедрять медицинскую ERP или нет. Вы уже на старте воспользуетесь всеми преимуществами медицинских информационных систем.

И это далеко не полный список решений МИС ArchiMed+

ERP-систему в работу клиники

Процесс состоит из нескольких этапов.

Выбираем подходящую медицинскую программу

О критериях мы писали выше: это сочетание цены и необходимого функционала, интеграции со сторонними программами и сервисами, наличие дополнительных инструментов: маркетинговых дополнений, программы лояльности, колцентра и так далее.

Читайте также: Как выбрать медицинскую программу

Связываемся с разработчиками 

Еще раз отметим, что разработчик должен иметь четко отработанную процедуру переезда без остановки работы клиники. 

С разработчиком заключается договор с указанием сроков переезда, его этапов, назначением ответственного сотрудника и так далее.

Тестируем пробную версию программы или смотрим презентацию

Сразу оговоримся: далеко не все разработчики дают попользоваться программой бесплатно. Одни вообще это не практикуют, другие дают доступ и разрешают немного поработать под присмотром сотрудника разработчика. То есть это больше вопрос везения.

На сайте ArchiMed+ можно заказать демонстрация программы

На этапе тестирования демо-версии нужно понять, подходит ли нам программа, какие нужны модули, какие могут понадобиться доработки и так далее.

Переносим базы данных

Самый ответственный этап. Речь идет о базах пациентов, данных сотрудников, медицинских карт и любой сохраненной в старой МИС информации. 

Обычно данные выгружаются из старой МИС в виде Excel-файла, после чего вносятся в новую программу. Будет лучше, если разработчик возьмет эту задачу на себя.

Читайте наш кейс: Как мы переехали на МИС ArchiMed+с региональной программы

Вносим изменения в программу под специфику работы клиники

Мы уже писали об этом выше. Если вам нужны персональные доработки, составьте подробное ТЗ и отдайте его разработчиками продукта. Персонализированные решения занимают время, поэтому придется подождать, пока их внедрят. Если доработки серьезные, возможно это будет чуть позже, когда вы уже будете работать в программе.

Обучаем персонал

Обучение лучше проводить централизованно, с отрывом от основной работы. Делать это урывками и между делом не очень продуктивно. Обычно внедрением программы и получением персонала занимаются представители разработчика.

Обычно внедрением программы и получением персонала занимаются представители разработчика

Начинаем работу

Переход обычно происходит одним днем: вчера работали старой МИС, а сегодня — в новой. Обучение, перенос баз и внедрение софта должно проходить, пока клиника работает в старой программе. Возможен небольшой переходный период, когда клиника работает в двух программах одновременно. Он должен быть максимально коротким, чтобы не увеличивать нагрузку на сотрудников.

Даем обратную связь разработчику

На первых порах у вас наверняка возникнет ряд вопросов по работе новой программы: кто-то что-то не понимает, не знает, не получается и так далее. В этом случае есть смысл обратиться к разработчикам за разъяснениями. 

Если вы выбираете медицинскую информационную систему, советуем присмотреться к программе ArchiMed+. С нашей системой вы автоматизируете рабочие места специалистов, избавите их от рутинной работы, настроите интеграции с другими программами и сервисами.

По всем вопросам внедрения ArchiMed+, работе наших модулей, а также переезда на нашу МИС с других медицинских систем вы можете обратиться по телефону 8 800 301 03 73 или оставить заявку на нашем сайте.

Приглашаем на бесплатную презентацию Archimed+

Оставьте заявку и получите подробный разбор бизнес-процессов вашей клиники

Наши консультанты покажут все возможности системы ArchiMed+ и ответят на ваши вопросы

Запишитесь на бесплатную презентацию ArchiMed+