База пациентов: что это такое, зачем нужна, как собрать с нуля

Илья Анфиногенов
директор Archimed+

... 22.12.2023

У каждой клиники есть своя база пациентов. Эти люди доверяют только вам, и как только появляется проблема, они идут в вашу клинику. Но просто иметь базу пациентов недостаточно, с ней нужно работать и привлекать новых клиентов с помощью уже имеющихся. Как это сделать?

В новой статье рассказали о том, что такое база пациентов, зачем она нужна и как с ней работать. Давайте разбираться вместе!

Что такое база пациентов

База пациентов или клиентская база — это вся возможная информация о ваших пациентах. С помощью этой информации можно поддерживать связь с пациентами, напоминать им о приемах, скидках, предложениях и т.п., повышать поток пациентов и их возвращаемость в вашу клинику.

Какая информация о пациентах нужна:

• Пол.

• Возраст.

• Проблемы, с которыми обращаются.

• Местоположение.

• Контактный номер.

• К каким врачам с большей охотой идут.

• Популярные услуги у клиентов.

Пример базы пациентов в МИС Archimed+

Зачем нужна база пациентов

Вы лучше узнаете свою ЦА

Если объединить все данные ваших пациентов, будет заметно некоторое сходство. Например, что женщин в клинику приходит намного больше, чем мужчин. Или что 50 % всех ваших клиентов записываются к стоматологу, а остальные врачи сидят без дела. По этим признакам вы сможете выявить целевую аудиторию вашей клиники и настроить рекламу под нее. А если реклама направлена на ЦА — пациентов будет приходить намного больше.

Читайте также: ЦА для клиники: кто ваши пациенты и как их подобрать

Увеличите возвращаемость пациентов

Как пациент ищет клинику? Заходит в интернет, вводит в поисковую строку запрос, например, «консультация врача в Москве», смотрит сайты, изучает цены и наконец выбирает подходящий вариант. Но не все клиенты после приема возвращаются в клинику. Пациенту может не понравиться работа врача или администратора, или местоположение клиники не самое удобное, или слишком большие цены. В этом случае он просто найдет другую клинику и обратится за помощью туда.

Но при чем тут база пациентов? Когда человек приходит в клинику, вы собираете у него все данные и можете с ним связаться. Вы можете отправить email-рассылку с новыми предложениями, напомнить о приеме, рассказать об акциях и бонусах. Тогда пациент поймет, что вы внимательно относитесь к каждому, и скорее всего, придет к вам снова.

Облегчите жизнь врачам  

Обычно в частных клиниках нет амбулаторных карт и историй болезни. Вся эта информация хранится в электронной базе данных. Чем же это удобнее для врача:

• Не нужно рыться в куче бумажек, чтобы найти историю болезни, результаты анализов и другие обследования определенного пациента — все это можно легко найти в базе данных.

• Удобнее составлять график работы и отпусков.

• Имея все данные можно прогнозировать лечение для пациента.

Никому не нравится возиться с кучей бумаг

Как собрать базу пациентов с нуля

Для того, чтобы собрать базу — нужны пациенты. И не только те, которые приходят раз в год, но и постоянные клиенты, которые знают, чем вы занимаетесь, и собираются ходить только к вам. 

Для этого, как ни банально звучит, нужно сначала открыть свою клинику, раскрутить ее, начать получать хорошую прибыль, и только потом заниматься данными пациентов и работать с ними.

А если вы находитесь на начальном этапе, лучше немного подождать, а потом вернуться к нашей статье и наконец во всем разобраться!

Читайте также: Какую клинику открыть в 2024 году

Как работать с базой пациентов

А сейчас мы дадим вам несколько советов, как работать с уже имеющейся базой пациентов.

Сегментируйте

С самого начала базу пациентов нужно распределить по сегментам. Сегментировать можно по полу, возрасту, типу заболевания, доходам. Исходя из этих данных вы и будете настраивать рекламу.

Вряд ли юной девушке интересна реклама возрастной пластики, и наоборот. А зная своих пациентов, вы сможете присылать рекламу, которая будет им полезна.

Собирайте отзывы

Хотите, чтобы постоянные клиенты приводили к вам новых людей? Тогда просите их оставлять отзывы. Но не забывайте, что каждый отзыв нужно отрабатывать. Написали позитивный отзыв — поблагодарите. Ну а если негативный — выясните, что именно пошло не так и спросите, как вы можете решить эту проблему. Таким образом вы завоюете лояльность пациентов и они захотят лечиться именно у вас.

Вот как можно достойно ответить на отрицательный отзыв

Делайте рассылки

Многие думают, что любой вид рассылки — уже давно не популярная модель продвижения. Есть же соцсети, контекстная реклама, сайт клиники и другое. Но рассылки — это один из самых лучших способов взаимодействия с пациентами. Обычно все клиники, при сборе данных, просят указать электронную почту клиента. И это правильно! Ведь туда вы можете прислать все, что вам угодно. Запустить рекламу, напомнить о приеме, устроить конкурс, рассказать о скидках.  

Используйте сарафанное радио

Если человек понравилась клиника — он обязательно посоветует ее друзьям и знакомым. Можно подумать: ну так хорошо же! Мы не тратимся на рекламу, а пациенты все равно приходят. Это так, но сарафанное радио будет работать гораздо эффективнее, если вы сами подтолкнете к этому пациентов. Например скидкой в 10-15% родственникам пациента. Или — приведи друга и получи бесплатную консультацию врача.

Так работает сарафанный маркетинг

Читайте также: Сарафанное радио в медицине: что это такое, как клинике его использовать

Где хранить базу пациентов

Базу пациентов можно хранить в бумажном виде, или в Excel таблицах по-старинке. А можно облегчить работу врачам и медрегистратор, и установить медицинскую информационную систему. 

МИС Archimed+ поможет быстро найти карту пациента и любую информацию в ней (когда в последний раз был, что проходил, каких врачей посещал, какие имеются документы -договор, информированное согласие пациента и другие). Нашли, распечатали, отдали врачу — и все это за пару минут. 

Плюсы МИС:

• Возможность вести базу пациентов.

• Ввод и хранение персональных данных.

• Возможность добавления фотографии.

• Возможность добавления индивидуальных вкладок.

• Печать амбулаторной карты 025/у.

• Печать стоматологической карты 043/у.

• Печать любой документации.

• Выгрузка базы в Excel.

Все вопросы по автоматизации клиники, медицинского центра или стационара вы можете задать нашим менеджерам, позвонив по бесплатному телефону 8 800 301 03 73, написав нам в соцсетях или оставив заявку на сайте.